V 8 2018

Väljer att lyfta fyra saker den här veckan:

• Veckans kuriosa
• Registerförteckningsarbetet i Dals-Eds kommun
• Driftsättning av så kallad "nano-learning" v. 9-39 i Dals-Eds kommun
• Veckans omvärldsbevakning: Lagrådsremiss om det så kallade NIS-direktivet från EU (lagrådsremissen heter "Informationssäkerhet för samhällsviktiga och digitala tjänster")

Veckans kuriosa

Ed är den gamla beteckningen för ett landområde som skiljer av två vattendrag. Lilla Lee är en djup källsjö (ingen förbindelse till Stora Lee). 

Dals är Dalsland.

Dals-Ed, simsalabim!

Ska man bara se en film om registerförteckningsarbetet inför GDPR ska man se den här från SKL:

SKL om registerförteckning

Det är 32 minuter bra information med ett pragmatiskt perspektiv. Just nu håller en mindre arbetsgrupp i Dals-Ed på med att jobba upp strukturer för och innehåll i kommunens registerförteckning.

Här är SKL:s nav för stödet till kommunerna övergripande om GDPR-förberedelser:
SKL - tipssida för GDPR

Det MÅSTE städas i ett hem kontinuerligt. Det finns bland annat på den ovan nämnda tipssidan den här checklistan som bland annat säger så här i punkt 3 om just registerförteckning som fenomen:

"Se över rutiner och instruktioner så att det inte blir ett 

engångsarbete..."

"Nano-learning" start v. 9 för alla anställda i Dals-Eds kommun

Så här kan en lektion ser ut när den kommer till den anställdes inkorg i eposten:

Så här har vi informerat på vårt intranät:

Veckans omvärldsbevakning

Lagrådsremisser är viktiga. Det ger en förberedelsetid. Läs åtminstone 2.1 §1 "Syftet med lagen".

Här är den.

_______________________________________

För övrigt är det så att kultur äter alltid strategi till frukost. Det finns strukturer som är bättre än andra.

Vad är då den rätta kulturen?

Vad är då bra struktur?

V 7 2018

Två områden belyses idag:

• Goda exempel på förändrat arbetssätt med hjälp av digitalisering
• #winwin i vardagen (nämnd "cliffhanger" på cafédialogen inför kommunfullmäktige i onsdags)

Goda exempel på förändrat arbetssätt med hjälp av digitalisering 

Att svänga om från årliga, långa, enkäter med dålig svarsfrekvens och otydligt målvärde till enkäter som:

• är skapade av verksamheten utifrån de viktigaste kvalitetsområdena,
• är enkla att fylla i,
• är ofta återkommande,
• ger en hög svarsfrekvens och
• har ett klart fördefiniterat målvärde 

är engagerande hos cheferna! Bilden nedan visar vad vi ska svänga om till i vårt kvalitetsarbete, ett kvalitetsarbete som inte bara mäter utan mäter rätt saker på rätt sätt med påföljande analys/slutsats/förbättringsåtgärder.

"...är engagerande hos cheferna"

Nedan bildserie är ett exempel på en positiv kultur som får skjuts av smart digitalisering. Den positiva kulturen är här att många chefer vill mäta smartare. Först ett par viktiga förutsättningar för grundförståelsen:

• Att bara mäta en gång per år ger i stort sett ingenting. Det är så lätt då att hitta bortförklaringar som förklarar det icke önskvärda.

• Tänk dig att det finns två mätveckor under varje kvartal för en verksamhet.

• Under de mätveckorna ska alla brukare bli intervjuade avseende det viktigaste i verksamhetens grunduppdrag.

• Ansvaret för att intervjua delas upp bland all personal (superviktigt för värdegrundsarbetet).

• En intervju kanske tar 5-10 minuter när det väl blivit en konstant i verksamheten (inarbetat och accepterat).

• Svarsprocenten kommer bli nära 100% (superviktigt för relevansen).

• Avdelningens smartphone/surfplatta/laptop har ett bokmärke till enkäten.

• Inga namn samlas in. 

• Metoden i sig får personalen att alltid ha fokus på det viktigaste i deras uppdrag. Mest troligt kommer också den upplevda arbetsmiljön att bli bättre utifrån att alla är med och intervjuar,  man får ett starkt fokus på värdegrund på köpet. #winwin #påriktigt

• Resultaten kan över tid under året ses i ett och samma kalkylark.

• Det är även enkelt att ordna en automatuppdaterande graf över utvecklingen per mätperiod och enhet, den grafen kan man använda över tid internt och externt för att påvisa faktisk kvalité.

• Innan första mätperioden har cheferna satt ett målvärde var de vill att resultatet ska ligga, gör man det först när man ser resultatet lurar man sig och anpassar sig efter resultatet (superviktigt för kvalitetsarbetet)

Sedan kommer analysarbetet, som i sig blir mycket enklare för vi har äntligen mer relevant in-data.

"...positiv kultur som får skjuts av smart digitalisering"

#winwin i vardagen

Ni som är lite uppe i medelåldern och är i full gång med livet kanske vet lite om det dåliga samvetet mot ens föräldrar. Man hör av sig dåligt, räcker helt enkelt inte till i alla lägen. I mitt fall är det så att jag har min mor nära mig geografiskt men inte min far. Hade en dialog med min lillebror om det och det finns ett behov av närmare kontakt mellan mig och min far. Men far är inte bra på att prata i telefon, han sms:ar inte, mejlar inte, chattar inte och videosamtalar inte. Så igår i bilen hem spelade jag in ett 9 minuter långt meddelande med kameraappen i telefonen. Självfallet handsfree, med lite bakgrundsbelysning så att jag syntes, på en bred och säker väg (E6). Väl hemma laddade jag upp det till Youtube (olistat) och bollade med lillebror som gav grönt ljus. Väntar spänt på fars feedback. Han skickar SMS ibland, har hänt typ två gånger. Kanske kommer det ett snart. Eller så ringer han. Kan vara en nystart till det bättre.

"Väntar spänt på fars feedback"

_______________________________________

För övrigt är det så att kultur äter alltid strategi till frukost. Det finns strukturer som är bättre än andra.

Vad är då den rätta kulturen?

Vad är då bra struktur?

V 6 2018

Kollektiva (alla gör det) medvetna symbolhandlingar internt/externt är gravt underskattat.

#detärdetaljernadethandlarom är ofta sant när det gäller mycket. Bland annat kring när man vill sprida en känsla av sammanhang. De små kroppsgesterna, de små egna åtgärderna man självfallet gör om man ber andra göra dem, den lilla skillnaden i tonfall och intonering, den lilla skillnaden i hur man tittar, den lilla skillnaden mellan att särskilt lyfta det där allra viktigaste vid rätt tillfälle mot att glömma det och säga det i förbigående. M m, m m...

Ett exempel på #detärdetaljernadethandlarom:
Det kom ut en mätning om vår servicenivå kopplat till bland annat vårt sätt att svara på mejl och hur vår epostsignatur ser ut. Det kom med i samma veva hur exakt vi ska göra med bland annat vår epostsignatur. Ett mått på kulturen i kommunen är hur snabbt hur många anpassar sig till det här direktivet. Istället för att mäta det på olika sätt kan man tänka hur man kan hjälpas åt kring det här.

Så här är det tänkt att se ut. Exakt så. Alla blankrader är medvetna, liksom mellanrum. Precis så här är exemplet. Inte svårt att kopiera och bara byta ut mot egen data i sin egen epost-signatur. Gör det. Pluppa i "Lägg till signatur automatiskt", INTE att man ska få det som förslag varje gång och således kan välja bort det. Gör det idag.

P S Uppdatering 180226: Teckensnitt Segoe UI, storlek 10 gäller (går bara att hitta om ni gör det inifrån klienten Groupwise på datorn, ej via webbmailen). D S

______________________________________________________________________

Med vänlig hälsning

Anders Wockatz

Digitaliseringsstrateg

Dals-Eds kommun

Kommunledningskontoret

Box 31

668 21 Ed

Besöksadress: Storgatan 27, Ed

Telefon direkt: 0534-195 23

Telefon växel: 0534-190 00

E-post: anders.wockatz@dalsed.se

www.dalsed.se

_______________________________________________________________________

Exempelvis kan man varje gång man får ett mejlsvar utan en korrekt epost-signatur påminna på ett schysst sätt i vändande mejl:

"Pssst.... Har du sett strukturen för hur allas epost-signaturer ska se ut från 19/1-18? Kolla på min. Hojta till om du inte vet hur man gör. Allt gott!"

Prova själv! Vad ger då det här för alla oss som kommunicerar via mejl, internt och externt? Det bidrar till en känsla av en enad kommun. Precis som en obligatorisk namnbricka. Eller att man svarar i telefon på någorlunda samma sätt när externa ringer. M m...

"Medvetna symbolhandlingar internt/externt är gravt underskattat"

Jag klarade tentan i kurs 2 på utbildningen jag går nu!

VG även här. Nu är det "bara" 5 kvar (och ett examensarbete senvåren -19). Utbildningen kan man kort sammanfattat säga handlar om att förstå och kunna jobba med en organisations arbete runt informationssäkerhet. Mitt "övningsobjekt" är lämpligt nog kommunen jag jobbar i. Ett par resultat av att jag går den här utbildningen:

• Jag fick på riktigt upp ögonen på, inför kostnadskalkylen för ett nytt digitalt kontorsstöd, hur mycket tid som slösas bort i kommunen på grund av att vi inte har ändamålsenliga (smarta/enkla/säkra) digitala grundverktyg för mejl/kalender/lagring/intranät/kommunikation.
• Jag har insett vikten av att ledningen och revisionen av kommunen verkligen behöver förstå vad informationssäkerhet innebär. Nu äntligen måndag 19/2 har jag fått en timme med internrevisorerna och vår externa revisor PWC för att prata om vad en bra informationssäkerhet kan vara för oss.
• Jag blev nyss utsedd att vara den som representerar Dals-Eds kommun i en upphandling av tjänsten "Dataskyddsombud" för fem kommuner (Åmål, Mellerud, Färgelanda, Orust och Dals-Ed). "Dataskyddsombud" är det som ersätter rollen "Personuppgiftsombud" i och med EU:s nya dataskyddsförordning som träder i kraft 180525.

Innan jul i år ska inriktningen på examensarbetet bestämmas, är nyfiken på vad Dals-Eds kommun skulle önska att jag gör. Det är helt i linje med vår digitala agenda att ha koll på vårt arbete med informationssäkerhet, det kommer in under "ordning och reda".

P S Jag läser på halvfart/distans under två år och får totalt lägga 16 arbetsdagar från Dals-Ed på det här. Det vill säga, de dagar nedan där det står "3 dagar" är internat på plats i Mölnlycke torsdagar-lördagar och då bjuder Dals-Ed mig på två av de dagarna. Allt annat upp till en halvfarts-takt gör jag på min fritid. Den här veckan var det internat torsdag-lördag. Nästa är 3-5/5. D S

"...förstå och kunna jobba med en organisations arbete runt informationssäkerhet"

_______________________________________

För övrigt är det så att kultur äter alltid strategi till frukost. Det finns strukturer som är bättre än andra.

Vad är då den rätta kulturen?

Vad är då bra struktur?

V 5 2018

Från veckan vill jag särskilt lyfta tre saker. 

Nummer ett: Nu har kommunstyrelsen beslutat om en milstolpe i vårt arbete med att få byta ut vår digitala basplattform mot moderna digitala grundverktyg ("kontorsstöd" i upphandlingstermer). Milstolpen är att vi nu får påbörja upphandling med inriktning mot det mest kostnadseffektiva alternativet.

Nummer två: Jag har fått förmånen att jobba med ledningsgruppen i FOKUS-förvaltningen vid fyra tillfällen under våren och det första var i torsdags. Fokus på passen är enkla och bra tips med de befintliga digitala verktygen. Det handlar om lite olika nivåer. Dels det egna arbetet chefen gör. Dels hur chefen arbetar med sin egen ledningsgrupp. Dels hur chefen ser, lyfter och rekommenderar de bra exemplen för barnens/elevernas lärmiljö. Det här blev av för att förvaltningschefen frågade och för att vi kom överens om ett upplägg. Ser fram emot att få prata med de andra förvaltningscheferna om samma sak. 

Nummer tre: På min fritid blev jag inbjuden till Bryssel idag lördag där jag träffat ett gäng passionerade individer runt hur man kan se på kart-baserade utforskar-verktyg som en lika intressant sök-källa som Youtube och Google Chrome Sök. Verktygen (Google Earth, Maps, My Maps, Street View, Arts / Culture, Tour Builder m m) som har den gemensamma nämnaren att världen finns att se på och utforska så länge man har en webbläsare är otroligt viktiga i en tid där "fake news" snart är det nya normala.

Jag trycker ofta på att en nyckelkompetens för den digitale medborgaren är att alltid våga vara nyfiken, med en dos av sund misstänksamhet.

"...alltid våga vara nyfiken, med en dos av sund misstänksamhet"

_______________________________________

För övrigt är det så att kultur äter alltid strategi till frukost. Det finns strukturer som är bättre än andra.

Vad är då den rätta kulturen?

Vad är då bra struktur?