V 43 2017

I veckan har jag varit hos Värmdö kommun (i måndags) och följt upp vårt samarbete (erfarenhetsutbyte) med dem. På grund av det har jag valt att från den här veckan ändra på min "konstant" den stående fotnoten. Ni får kolla och fundera själva. Det handlar lite om att det är bra för en organisation att främja nyfikenhet men inte att tillåta för stor grad av naivitet (ja, jag uttrycker mig medvetet lite snällt).

Samarbetet handlar om att på ett ärligt sätt över tid dra nytta av varandras erfarenheter utifrån ett gemensamt mål att gå mot en modern eFörvaltning. Värmdö kommuns resa mot en sundare IT-arkitektur med kundfokus finns med i den delade mappen man bland annat hittar under QR-koden.

"...kolla och fundera själva"

2016 försvann benämningen IT-enhet på Värmdö till förmån för benämningen "Avdelningen för digitalisering". Det är bra kultur.
De låter numera digitala generalister (som mig själv) vara IKT-strateger på förvaltningsnivå med en grundplacering på en förvaltning men med ett horisontellt uppdrag. Det är bra struktur.

• De har en "Digital agenda 2020". 
• Vi har en "Modern eFörvaltning 2021". 
• "Same - same, but different". Tillräckligt lika och tillräckligt olika för att vara perfekta att benchmarka oss mot varandra i det här över tid pågående erfarenhetsutbytet.

"Tillräckligt lika och tillräckligt olika..."

Sedan har jag tisdag + onsdag haft fokus på skolans del i den moderna eFörvaltningen, det genom att vara moderator och föredragshållare i Stockholm med Teknologisk Institut, på konferensen

Här är ett så kallat samlat ögonblick från Twitter (x antal tweets man tycker hör ihop och som presenteras som ett bildspel, offentligt delbar länk). Några av föredragshållarna som var där:

• Chefen för IIS, Kristina Alexandersson.
• F d rektor för den berömda Glömsta-skolan i Huddinge, Peter Bragner.
• Den otroligt fokuserade rektorn Peyman Vahedi från Ådala-skolan.

Nästan 600 har anmält sig till kommunfesten v. 45! Den här gången via ett digitalt formulär. Snacka om att underlätta administrationen. Många timmar har sparats på det här. Även om inte alla har tillgång till en egen epost (alla uppmanades att lämna jobbepost- eller privat epostadress, men ca 5% har lämnat en grupp-epostadress eller sin chefs epostadress...) så går det att trolla till bra informationsinhämtning och bra kommunikation.

"Många timmar har sparats på det här"

Fredagen kommer att läggas delvis (stor del) på att få in kostnadskalkys-arbetet (se förra veckans inlägg) i en skrivelse inför kommunstyrelsens arbetsutskott 171115.

______________________________________________

För övrigt är det så att kultur äter alltid strategi till frukost. Det finns strukturer som är bättre än andra.

Vad är då den rätta kulturen?

Vad är då bra struktur?

V 42 2017

I veckan så har vi myntat ett uttryck, en första samlad målbild för vår digitala transformationsresa. En modern eFörvaltning är den bas vi behöver för att kunna bygga vidare på smarta sätt. Alla 4 huvudmoment löper på över tid fram till 2021 då vi bedömt kan vara i hamn.

"...den bas vi behöver"

I "Process i 3 steg" ligger det här:

Steg 1 -

startskott till ny IT-arkitektur för kommunen genom att ta in moderna grundverktyg för all vår personal tillsammans med professionell implementering som sparar pengar och tid.

Här byter vi ut vårt befintliga system med Novel eDirectory, VIBE och GroupWise. Bedöms påbörjas tidigt 2018.

Steg 2 handlar om att sätta upp den rätta IT-arkitekturen för våra båda kommuner med ett fokus på våra kunder (vårt steg 1 är ett stort kliv på vägen).

Här jobbar vi i en IT-enhet för 2 kommuner. Bedöms påbörjas 180101.

Steg 3 handlar om fortsätta bygga in alla våra system i den nya IT-arkitekturen.

Här jobbar vi äntligen smart med alla våra digitala system i kommunen. Bedöms påbörjas 2019.



Jag har tagit fram en kostnadskalkyl för steg 1 som i konkreta pengar är kostnadsneutral över 4 år. Det vill säga alla de initiala kostnaderna och de ökade driftskostnaderna hämtas hem via nya effektivare sätt att jobba, Den får ni se här i bloggen när den är omgjord från excel till att finnas med i en tjänsteskrivelse till KS AU 171115.

______________________________________________

För övrigt är det så att kultur äter alltid strategi till frukost

Vad är då den rätta kulturen?

V 41 2017

Vad kul att just du stannade till här!!!

Titta igenom det här "tweet"-spelet från eFörvaltningsdagarna (tryck på texten) i Stockholm den här veckan, som jag, Lars Hustoft och Annette Palmqvist var på. 

"Tweet"-spelet är helt offentligt, du behöver inget Twitter-konto. 

OBS!

Läs inte vidare utan att minst lagt 3 minuter på "tweet"-spelet. Här nedan har du en timer som hjälper dig (not: bra tips på möten för att hålla koll på tiden för en uppgift, ALLA vill att möten löser det som är tänkt och att de slutar i tid, eller hur?).

Paraply-benämningen för det vi i Dals-Ed och Färgelanda behöver göra är att jobba långsiktigt mot en "Modern eFörvaltning". Jag ser en målbild framför mig som inledningsvis sträcker sig till 2021. 

Under det paraplyet och tidsperioden fram till 2021 är det för Dals-Ed som kommun ett gäng nyckelprocesser som löper på samtidigt:

• Den nya styrmodellens implementering där styrmodellen ska vara igång mot budget 2019.
• "Informationssäkerhetsprogram 2020" som får oss att medvetet värdera/hantera information på ett helt annat sätt än idag. Information=Pengar.
• En ny IT-enhet för Dals-Ed och Färgelanda som byggs både utifrån kundens behov i centrum och ett WOA (Web Oriented Architecture)- synsätt.

_______________________________________________________________

Vi är inte en modern eFörvaltning idag. Men vi kan och måste bli för att överleva som liten kommun. 

Att ha en modern eFörvaltning är att jobba riktigt kundorienterat och nyttja det bästa av digitaliseringen.

______________________________________________________________

• Vi kan vara en av de nominerade till eDiamond-priset 2018.
• Vi kan få till styrmodellen så att kommunen styrs mer fokuserat på verksamheternas grunduppdrag helt fullt från och med budget 2019.
• Vi kan ha den bästa IT-enheten i VGR 2021.

Jag antecknar ofta via Twitter. Man tvingas vara konkret på 140 tecken. Funktionen "Ögonblick" hos Twitter ger mig möjlighet att skapa s k "tweet"-spel (i motsats till bildspel). 

______________________________________________

För övrigt är det så att kultur äter alltid strategi till frukost

Vad är då den rätta kulturen?

V 40 2017

Veckan har varit intensiv mentalt för mig. Tisdag till fredag gick på engelska. Men först en bra dag i Ed på måndagen. Beta-testet med Socialförvaltningen och en ny digital basplattform tog ett kliv till.  Nu kan personalen på Hagalids särskilda boende få nosa på ett bättre gränssnitt avseende hemsida för att ta del av information från cheferrna.

"...en bra dag i Ed på måndagen"

Det rullas upp många skandaler avseende informationssäkerhet nu i Sverige. Jag tror det kommer fortsätta ett tag. Först ut var Transportstyrelsens outsourcing utan kontroll. Sedan kom Polisens hanterande av sin underleverantörs säkerhet. Nu nyss kom det ut om Skatteverket som inte kollar bolagsregistreringar i Sverige när det är ett utländskt personnummer. Vet ni vad som är bra? Alla dessa saker lär oss och ger och energi att göra rätt. Både Online Partners rapport och Certezzas granskning av den visar på att Google Suite for Business är OK att använda så länge man bygger sina rutiner (informationsklassning samt systemåtgärder för rätt kategori månniskor) bra. Att Google Suite for Business är mycket billigare än Microsoft O365 Enterprise E3 är väl känt. Jag ska till kommunstyrelsens arbetsutskott 18/10 för en muntlig dragning av en komplett kostnadsanalys för införande av en ny digital basplattform. Ja, det är jobbigt att vi har en prognos som visar på ett underskott på 6 500 000,- och att exempelvis Google Suite for Business kostar mer än det vi har i dag. Men vi kan börja spara stora pengar, tid, effektivitet och högre säkerhet om vi vågar göra rätt och välja det bästa. Väljer man det näst bästa kommer man inte på långa vägar få så stora vinster. Att göra rätt saker på rätt sätt i rätt ordning är svårt. Men långt ifrån omöjligt för Dals-Ed.

...om vi vågar... 

Jag fick en certifiering av Microsoft nyss. Microsoft Community Member. Jag omvärldsbevakar ständigt. Microsoft. Google. Apple. Linux. Blev Apple Teacher i augusti.

"Jag omvärldsbevakar ständigt."

Tisdagen tillbringade jag som besökare på Google Cloud Summit i Stockholm. Det kostade bara min arbetstid för Dals-Ed (min bisyssla på semesterdagarna onsdag till fredag stod för hotell och resa till Stockholm). Eventet var mycket relevant. Bland annat bra input om de stora jättarnas ansträngningar runt maskininlärning, artificiell intelligens och data-aggregering. Jag hoppas nästa år att få med mig några till från Dals-Ed. PWC, Dals-Eds externa revisionsfirma, var uppe på scenen. De gick över till Google Suite for Education och sparade in 9 timmar/vecka och anställd i effektivitet... I mitt kostnadskalkylsunderlag som kommunstyrelsens arbetsutskott får se 18/10 kommer jag ha med ett räkneexempel på värdet av om hälften av Dals-Eds kommuns anställda jobbade 1 timme effektivare per vecka. Räknat på en lön på 30 000,-/månad plus personalomkostander på x 1,5 blir värdet på den effektiviserade tiden 4 500 000,- på ett år. Som ni förstår är det lågt räknat att bara hälften av medarbetarna skulle jobba 1 timme effektivare i veckan med världens bästa digitala basplattform. Man får inte samma effektiviseringsgrad med Microsoft O365.

"...4 500 000,- på ett år."

Onsdag till fredag var jag 1 av 6 coacher på Google Innovator Academy. 38 lärare från hela världen (19 nationer) hade ansökt med ett projekt vardera. I mitt team fick jag att jobba med alla 3 dagar:

•  John från Nigeria som ville få företag hemma i Nigeria att jobba ihop med lärare på högstadiet för att bättre förbereda eleverna för yrkeslivet.
• Nicole från Louisiana som ville göra sjukhusvistelsen roligare för de barn som hamnar på sjukhus längre perioder på grund av tragiska saker.
• Drew från Oklahoma som ville få samhället där hon bor (barnen får bara gå i skolan 4 dagar per vecka på grund av att samhället har pengabrist) att bättre förstå hur man måste jobba med barns inställning till studier.
• Susan från North Carolina som skall skapa ett system där eleverna utbildar lärarna i digital kompetens.
• Danne från Alingås som vill skapa ett verktyg för datadriven verksamhetsutveckling utifrån användande av Google Suite.
• Isabel från Malmö som vill hjälpa de fristående muséerna med en mycket mer tilltalande plattform som gör att unga hittar dit (virtuellt och analogt).

P S I veckan så kom 2017 års ranking av landets kommuner från Lärarförbundet. Jag fick veta det för att ordföranden för BUN på Orust skickade mig ett Facebook Messenger-meddelande på torsdagen och tackade mig för att jag bidragit till den nya placeringen i och med mina 10 år som digital drivkraft, # 2 i landet. D S

______________________________________________

För övrigt är det så att kultur äter alltid strategi till frukost

Vad är då den rätta kulturen?

V 39 2017

I vissa sammanhang är det bra med fysiska mappar. De (med mer materiel) är självfallet också tillgängliga över tid i en delad mapp, via QR-koden nedan. Titta via QR-koden eller gå in på mitt rum och kolla i tidningsstället. Skumma igenom de ni tycker verkar vara intressanta. #transparens #tillgänglighet

De här 7 underlagen är särskilt viktiga hörnstenar i vår process mot att få en ny digital basplattform på plats. En liten doldis i sammanhanget som förtjänas att lyftas särskilt är den nya Dalslands-gemensamma informationssäkerhetspolicyn som togs i Dals-Eds kommunfullmäktige 170920 §72, ursprungslänk här.

Utdrag ur den:

(för vem gäller den)

"Policyn skall tillämpas inom alla

kommunens nämnder, förvaltningar, bolag och stiftelser. Tillämpningen ska stödjas av

riktlinjer och konkreta rutiner."

(ambitionsnivå)

"Information förekommer i många former. Den kan exempelvis vara tryckt eller skriven,

elektroniskt lagrad, skickad med post eller e-post, visad på film eller talad. Oavsett vilken

form informationen har, eller det sätt på vilket den används, överförs eller lagras, måste den

alltid få ett godtagbart (min not: fetmarkerad) skydd. Vi behöver hantera kommunens information på ett sätt som passar vår verksamhet. Detta är nödvändigt för att vi ska uppnå verksamhetsmålen och för

att medborgare, myndigheter, samarbetspartner och anställda ska känna förtroende för oss."

(syftet med policyn)

"Informationssäkerhet karaktäriseras här som bevarandet av:

1. konfidentialitet – skydd mot obehörig insyn (säkerställande av att information är

tillgänglig endast för dem som har behörighet för åtkomst)

2. riktighet – Skydd mot oönskad förändring (skydd av information och behandlingsmetoder

så att de förblir korrekta och fullständiga)

3. tillgänglighet – åtkomst för behörig person vid rätt tillfälle (säkerställande av att behöriga

användare vid behov har tillgång till den information som de behöver för sitt arbete)

4. spårbarhet – entydig härledning av utförda aktiviteter till en identifierad användare

(säkerställande av att det i efterhand går att se vem som gjort vad och när)"

(ansvar)

"Alla medarbetare har ett ansvar för att informationssäkerheten upprätthålls samt att

rapportera incidenter."

(systematik)

"Kommunen ska (min not: fetmarkerad) ha ett gemensamt och strukturerat sätt att arbeta med

informationssäkerhet som bygger på den svenska och internationella standarden LIS

(ledningssystem för informationssäkerhet). Med stöd av LIS får vi rätt nivå på

informationssäkerheten samtidigt som våra anställda får ett stöd i sitt dagliga arbete."

Kort analys:

De av mig fetmarkerade orden (godtagbart och ska) går stick i stäv med varandra. Om man ska bygga sitt arbete för att gynna informationssäkerhet enligt ISO-standard (27000-serien) så är inte "godtagbart" rätt ord. Men det kanske är det som fastar mest, att vi ska bara göra minsta möjliga (godtagbart)? Här är ett exempel, ISO 27011 (Krav på ledningssystem för informationssäkerhet).

______________________________________________

För övrigt är det så att kultur äter alltid strategi till frukost

Vad är då den rätta kulturen?