V 44 2020

 Agilt sätt att se på rätt sak på rätt sätt i rätt ordning 

Veckan har varit kort för mig, har kompat lite under slutet av veckan. Är i skrivande stund (lördag morgon) i en mysig stuga mellan Färgelanda och Hedekas. Bilden nedan visar nere till vänster en skymt av den vedeldade bastun nere vid sjön. 

När man har mycket olika bollar i luften är det svårt att veta om man gör rätt saker. Jag tycker att göra saker på rätt sätt och i rätt ordning är mer enkelt. Det är den där prioriteringen av rätt saker som är gisslet, tycker jag. 

Så i det agila manifestets kölvatten tänker jag att jag har en enda lång "Prioriteringslista" (eng: Product Backlog) där jag idag har ett starkt mandat att själv skruva på och stänga av kranen som fyller listan. För det är ett tryck hela tiden på att fler saker ska in.

Den här veckan som gått har jag bland annat:

• startat upp ett tänk om hur det ska bli bättre för vissa av skolförvaltningens vikarier i åk 4 till och med gymnasiet så att i slutänden undervisningen för eleverna blir bättre.
• undervisat tjänstemän från andra kommuner i Västkom i Google Meet och således bland annat satt Dals-Ed på kartan som en kompetent och givande kommun.
• samordnat klart risk- och hotanalysen för en förvaltnings diariesystem vilket gör att de snart vågar bli papperslösa och att diariesystemets intåg i eArkivet (slutarkiv) underlättas.
• demat beta-version av projektmodellen (som jag har i uppdrag att ta fram), målgruppen den här gången var våra strateger.
• drivit på en förståelse mellan chefen i hemtjänsten och IT-enheten avseende hur det ska bli enklare för hemtjänstpersonalen vid en dator att hitta det de behöver hitta precis när de behöver det. 
• gett stöd till en chef för att kunna få makten över data som en f d chef haft tillgång till. 
• deltagit i löpande informationsmöte kring Framtidens Vårdinformationsmiljö och därefter analyserat och gjort en kort och krispig sammanfattning till de berörda.

"...jag har en enda lång "Prioriteringslista" (eng: Product Backlog)..."

V 43 2020

Den större bilden

Om du inte gjort det, gå webbutbildningen "Glokala Sverige - Agenda 2030 i kommuner, landsting och regioner".

Läs mer här. Jag hade i veckan förmånen att få lyssna på Miljöstrategen Katrin från Dalslands Miljö- och Energiförbund. Hon är ständigt adjungerad i vår kommuns Hållbarhetsstab, där jag ingår som Digitaliseringsstrateg. Kopplingen mot mitt specialistområdes "moderskepp", den Digitala Agendan, är solklar. Påståendet "Vi hittar innovativa lösningar" är som hand i handske med sättet vi alla behöver agera för att ta oss an de stora utmaningar vår glob står inför.

 

                                                          

V 42 2020

En ny projektmodell - agilt och på svenska

Det var en utmaning att skriva om alla agila uttryck på engelska till svenska men det var nödvändigt. Kommunen skulle aldrig acceptera engelska uttryck i en styrande metodmall. Projektmodellen är gjord i Google Site och den här bilden finns på sidan "Flödesexempel".

Den här bilden är från startsidan och visar att vi inte ska jobba traditionellt i projekt utan istället mycket mer leveransinriktat där vi börjar addera värde tidigt.

Nu ska ett litet gäng gå igenom modellen om två veckor, ska bli spännande! Sedan kommer det roliga arbetet att börja göra mallar för de olika faserna. Eller kanske att bygga om mycket. Kanske får jag "ringa i klockan" (börja om från början). 

Under veckan har vi också tagit stora kliv i arbetet med risk/hotanalysen för ett av våra diariesystem. Mycket lärorikt. Vi återanvänder metodiken från arbetet med Säkerhetsmålsättningen från 2019, där vi hade stöd av Combitech och deras duktiga Susanne Frank (numera på Saab). Efter en informationsanalys och informationsklassning följer vi följande struktur.

Har också i veckan påbörjat min resa att för att lära känna ledningsgruppen i Socialförvaltningen. Ett måste för att kunna stödja dem rätt i digitaliseringsresan. Från och med nu sitter jag med dem på ledningsgruppsmötena för att förstå chefernas/verksamheternas utmaningar och behov. I torsdags var första gången, mycket givande!

                                                       ___________________________

        För övrigt är det så att kultur äter alltid strategi till frukost. Det finns strukturer som är bättre än andra.

Vad är då den rätta kulturen?

V 41 2020

Milstolpar och sköna agila filmer

"Vad gör du egentligen på jobbet, pappa?" är en vanlig fråga då och då från son och dotter. Jag lovar er att jag inte svarar som det står i epostsignaturen:

Digitaliseringsstrateg (CDO)

Informationssäkerhetssamordnare (CISO)

Systemförvaltningssamordnare

Systemförvaltare Google Suite

Projektledare IT-design 1.0-3.0

Projektledare Procapita-resan

Implementeringsansvarig Framtidens Vårdinformationsmiljö (FVM)

Idag skulle jag kunnat svara lite runt det här:

"Ordning & Reda"- gärningar i veckan för kommunen

• Förankrat ett arbetsutkast kring uppdragsbeskrivning för tillika-rollen Informationssäkerhetskoordinator (som är ett förvaltningsvist stöd till informationsägarna utöver vårt dataskyddsombud och informationssäkerhetssamordnaren)
• Föreslagit en idé kring struktur för uppdragsbeskrivningar för just den här typen av tillika-roller som är så viktiga för systemförvaltning och utveckling
• Startat upp ett arbete kring risk-/hotanalys och åtgärdsförslag för ett system som nu snart ska in i samhällsnytte-projektet eArkiv, vi är värd för systemet gentemot ett par andra kommuner
• Släppt en beta-release till en testgrupp (en ny kulturkvalitéhöjande funktion för  intranätets startsida)
• Informerat cheferna om kommande säkerhetshöjning för dem personligen med 2-faktorsinloggning i vårt digitala kontorsstöd
• Startat upp VIP-stöd till vår nyanställde näringslivsutvecklare för att han snabbt ska komma in i sitt mest effektiva jag med hjälp av våra digitala verktyg
• Gett och fått kunskap inom ramen för aktiv omvärldsbevakning med Hagfors kommun
• Analyserat Googles nya affärsupplägg för licenser
• Lyssnat på SÄPO:s nulägesbild av cyberhoten mot Sveriges näringsliv och myndigheter
• Satt mig in i tekniska frågor viktiga för vår IT-design i samband med stundande övergång från ett LPA-system till ett annat (eCompanion från Tieto Evry)
• Spelat in summering av förra veckans IT-hjälparnätverksträff för att de som inte kunde vara med (och för andra) ska kunna ta del av godbitarna.
• Bidragit till att min egen uppdragsbeskrivning äntligen blev klar
• Kommunicerat med flera kollegor kring många av ovanstående saker
• Sett till så att vår nya Behörighetspolicy äntligen kom upp på rätt plats på hemsidan

Vilken av dessa var då en milstolpe för oss kanske någon undrar? Behörighetspolicyn! Den betyder så mycket för hur vi ser på säkerhet i drift och utveckling. Nu är den på plats. 

Från min pågående utbildning utanför arbetstid måste filmen "Agile Product Ownership - In a nutshell" nämnas, från fantastiske Henrik Kniberg som arbetar för Mojang (Minecraft).

Ser nu fram mot avkoppling från jobbet med hjälp av minst fredagsmys med Tacos, hummertinnedragning imorgon lördag och bäckravinsutforskning med Mulle-gruppen på söndag. 

                                                            ___________________________

        För övrigt är det så att kultur äter alltid strategi till frukost. Det finns strukturer som är bättre än andra.

Vad är då den rätta kulturen?

V 39-40 2020

Den hemliga supersåsen finns och den skär sig lätt  

I ett team som ska lösa något ihop:

• Det tar lång tid att bygga upp ett förtroende men går blixtsnabbt att förbruka.
• För att få till fungerande team måste individerna i teamet först och främst ha tillit till sig själv.
• Man måste som chef/ledare/fackman leva som man lär.
• Det är enkelt att se ut att lyssna, svårare att lyssna aktivt och addera värde i sitt agerande.

Om ni har försökt göra en bearnaise-sås från grunden själva så vet ni att den lätt skär sig. Då måste man börja om från grunden. Således, man måste tycka om att misslyckas för att lyckas som ett team. 

Vad innebär det att lyckas för teamet? Vad/vem definierar det? Att tidigt ta fram DoD (definition of done) är ofta nerprioriterat men oj vad kraftfullt för att lyckas i ett team. Det är inte egentligen svårare än ett tillräckligt tydligt beskrivet målläge. Gärna med en "user story" som beskriver nuläget för "usern", vad som är problemet för "usern", vad lösningen är för "usern" och vad effekten är för "usern" i slutänden. Typ lite som Disney-sagors storyline-idé. Rätt sak på rätt sätt i rätt ordning, simsalabim.

"Rätt sak på rätt sätt i rätt ordning"

Nu i veckan har vår Digitala Agenda nosats på av både Kommunledningsgruppen och Ledarforum. Det har varit bra nosningar. Många är väldigt kloka, ingen visar ointresse. Vad den här agendan är tänkt att bli är att vara kulturbärande för all vår kommunala digitalisering, i samhällets tjänst. 

"Många är väldigt kloka"

Vår IT-design 2.1 tuggar på fint och vi håller på att formera oss för en "roadmap" och en "product backlog" avseende IT-design 2.2. Spännande tider framför oss med det här medvetet intermittent agila förhållningssättet. Med det menas att vi inte har möjlighet att jobba med dedikerade team på heltid för att lösa projekt men vi kan däremot jobba väldigt effektivt vissa perioder. Exempelvis när man lyckas få till tre personer som kan jobba ihop en halvdag men sedan tar det två veckor innan det är möjligt igen. Lite som en gruppvis intermittent fyrkaraktär.

"...vi har inte möjlighet att jobba med dedikerade team på heltid..."

 

                                                                                         ___________________________

        För övrigt är det så att kultur äter alltid strategi till frukost. Det finns strukturer som är bättre än andra.

Vad är då den rätta kulturen?