V 26 2019

SIS-standarder i all sin enkelhet, sedan semester (uppehåll i bloggen v. 27 t o m 31)

Jag har en ambition att vi i vår kommun med stolthet kan säga senast 2022-12-31 att vi följer intentionerna i 3 internationella kvalitets-standarder. Stor skillnad mot att bli fullt ut certifierad, men ändock väldigt bra. En kommun behöver inte heller certifieringen så som ett företag. Företag kan förlora upphandlingar på att inte ha rätt certifieringar. 

I en kommun brukar man oftast [min erfarenhet] bara snudda vid standardserierna 9000 (kvalitetsledning), 14000 (miljö) och 18000 (arbetsmiljö) vid standardformuleringar i förfrågningsunderlag i upphandlingar. SIS är det svenska organ som samarbetar med alla internationella organ.

De tre jag menar (och som varit navet i den två-åriga yrkeshögskoleutbildning jag precis gått klart) är 27001 (Krav på ledningssystem för informationssäkerhet), 22301 (Krav på ledningssystem för kontinutitetshantering) och 19011 (Vägledning för revision av ledningssystem). 

Som exempel på hur enkelt och nyktert man kan kolla på en sådan standard kan vi ta 22301, den i min mening viktigaste. Jobbar man med den så blir man förberedd på hur man ska agera inom alla områden när det man inte vill ska hända händer. 

Om vi börjar med att på riktigt i vår kommunövergripande tillitsbaserade styrmodell, som visas till del i kvalitetsledningssystemet Stratys, kan få igenom en bestående kultur där allt vi gör ska göras i ljuset av "loopen" PDCA (Plan Do Check Act), då har vi kommit långt. För allt i 22301 genomsyras av att man bygger en kultur med PDCA. Översatt som vi vill ha det på svenska blir det enligt bilden. 

Vi är idag inte så bra på PLANERA, väldigt fokuserade på GÖRA, dåliga på att CHECKA AV och således även dåliga på att agera utifrån det vi checkat av och starta på nytt med PLANERA tills processen vi synar har tillräckligt hög kvalité. Det här gäller i alla processer, små som stora. Dags att spotta i nävarna, alltså!

Sammanfattning: Standarder (SS-ISO m m) är långa MEN de har alla en enkelhet i sig som man kan välja att se och använda, eller inte.

_____________________________________

För övrigt är det så att kultur äter alltid strategi till frukost. Det finns strukturer som är bättre än andra.

Vad är då den rätta kulturen?

V 25 2019

• Vikten av snabbt synliggörande av storlek på projekt

• Ynnestar i jobbet just nu  

• Var tillit måste börja för att få fungerande team och arbetsledare

Nu har vi 24 färdigutbildade IT-hjälpare i kommunen från alla förvaltningar. De har lagom kunskap och en grym attityd vilket ger att summan av kardemumman blir HELT RÄTT KOMPETENS. Det är en ynnest att ständigt vilja lära sig saker och det är en riktigt stor ynnest att samtidigt få lära känna nya människor. Jag tror att vår approach till rollen IT-hjälpare kommer att göra att de som är/blir det kommer vara en viktig komponent i organisationen även om fem år.

"...och det är en riktigt stor ynnest att samtidigt få lära känna nya människor"

Fungerande team och duktiga arbetsledare över tid är det som kan lösa biffen avseende att få ner nettokostnadsutvecklingen i kommunen. Hur får man då till det? Nummer ett är nog att fokusera på just att utveckla team och arbetsledare till att bli fungerande. För att få reda på hur ens team och arbetsledare fungerar måste man analysera just det. Det för att veta var man kan lära ifrån och var det behövs insatser. Det kan vara svårt att definiera hur många team som finns, för det finns oftast många fler än man egentligen inser. Ett team är en grupp personer som samarbetar över en tidsperiod med ett uppdrag. Man kan inte förvänta sig att få genomslag i projekt om man inte har fungerande team och arbetsledare. Ett fungerande team kan hantera även om arbetsledare ger lite tokiga uppdrag. En duktig arbetsledare kan se till att sätta ihop team på rätt sätt. Vad ska man då titta efter och vid behov bygga upp? Nummer ett är att var och en individuellt har tillit till sig själv. Där måste man börja. Det finns inga genvägar. Ett team eller en arbetsledare kan aldrig fungera om inte den grundstenen finns. 

"Fungerande team och arbetsledare över tid är det som kan lösa biffen avseende att få ner nettokostnadsutvecklingen..."

Vi översvämmas av större projekt och är snällt sagt mindre bra på att tidigt synliggöra storleken på ett projekt. Tidigt synliggörande av omfattning på projektet för projektägarna är A och O. Det finns en bra modell inom projektledning för att snabbt lyckas med den visualiseringen, med målgruppen främst projektägarna. Men självfallet även för själva projektet när väl ramarna fastställts. Den kallas WBS (work based structure). "Work" innebär att man i verb-form definerar vad som faktiskt behöver göras. "Breakdown" innebär att man sorterar vad som behöver göras under rätt huvudnoder och har rätt ordning i noderna. Magin ligger i att hålla sig strikt till verb-formen, det gör det väldigt verkligt  och tydligt. WBS gör att man snabbt får en bild av omfattningen och det hjälper projektägarna att anpassa tidsram mot resurser och ofta även ambitionsnivån på hela projektet. När jag tittar tillbaka på min egen projektledning på både Orust och i Dals-Ed så inser jag att det är så jag jobbat/jobbar. Att visa omfattning för projektägarna och att sedan lyckas göra rätt saker på rätt sätt i rätt ordning.

"Vi översvämmas av större projekt..."

_____________________________________

För övrigt är det så att kultur äter alltid strategi till frukost. Det finns strukturer som är bättre än andra.

Vad är då den rätta kulturen?

V 24 2019

Vågar du prova Tom Tillers 10 sekunder?

Men först, en film från en Telenor-kampanj 2016 om hur respektlöst många beter sig på möten...

Här är lite mer input om just "workfulness" från Telenors utbildningssatsning kring det. 

Workfulness handlar om att ha en sund digital arbetsmiljö. Google via sitt samarbete med Almi  i Digitalakademin kallar det för digitalt välmående, kolla gärna in den här online-kursen om det. 

Här är startsidan för hela online-plattformen från Google. Det finns mängder av bra grejer, allt gratis. En godisskål för ett kreativt team som vill utvecklas ihop.

Psst... Var aldrig rädd för att använda korta små filmer som "icebreakers" på möten. Gärna något relevant som de på mötet kan relatera till och som du kan ta avstamp från när du sedan fortsätter mötet.

"...ha en sund digital arbetsmiljö"

5 nya IT-hjälpare blev klara med sitt pass 4 (4) idag. Jippie!!! Nu är vi 15 st. När man ska hjälpa någon är det så många faktorer som måste tas hänsyn till, om man vill att hjälpen ska bli till självhjälp. En viktig nyckel är att lyckas skapa en relation snabbt. Där finns det lite knep för att skapa en bra stund i vardagen. En metod är det som Tom Tiller lärde oss på Rektorsprogrammet KAU 09, de 10 sekundernas magi. När du själv är i balans för att ge feedback på riktigt till någon, prova att titta in i den personens ögon i 10 sekunder medans du pratar. Släpp inte blicken för en nanosekund, blinka inte. 10 sekunder är länge. Du kommer själv märka hur personligt det blir. Personen som tar emot det kommer komma ihåg det en lång tid efteråt. Det måste självfallet göras med fullständig ärlighet. Kan ju annars såra lika mycket som det kan stärka. Prova i spegeln hemma. Prova på en partner. Prova på en kollega. Ögonkontakt är starkt.

"...att lyckas skapa en relation snabbt"

_____________________________________

För övrigt är det så att kultur äter alltid strategi till frukost. Det finns strukturer som är bättre än andra.

Vad är då den rätta kulturen?

V 21-23 2019

Elefanter i rummet, examen, certifiering och tillit

En bra kultur kännetecknas bland annat av att man kan prata kreativt om elefanter i rummet. I varje blogginlägg sedan kvartal 1 2017 har jag haft samma sidfot i dessa veckoblogginlägg, tryckt på vad som är bra kultur i en organisation. För en bra kultur är en mycket större ledstjärna för människor än all struktur i världen. Svaret är flera saker, men bland annat är det att våga prata öppet om elefanter i rummet. Om nu någon vågar prata öppet om en elefant i rummet, hur agerar du då? Då tänker jag på vikten av att någon (kanske du) ska våga vara den förste följaren (klicka på bilden under elefant-bilden så startar en kort film på strax under 3 minuter). Det är den första följaren som är det viktigaste för att ledarskap ska fungera.

"...våga vara den förste följaren"

Kursetta för första gången i mitt liv

Det är roligt att utbilda sig när man är mitt i livet. Glömmer aldrig min mor som fick sluta skolan efter 7:an för att hjälpa till hemma som äldsta barn med sina 6 syskon när mormor var ute och jobbade. Mitt i livet läste mamma om högstadiet på Wendelsbergs Folkhögskola och gick ut med 13 st 5:or (högsta betyg). Den kurs jag läst på YHiM (Yrkeshögskolan i Mölnlycke) heter "Utvecklare/Samordnare Informationssäkerhet", gick på halvfart under två år och examen var nu i måndags 3/6. De lärare från näringslivet och de klasskamraterna från näringslivet/kommun/stat ingår nu i ett nätverk jag många gånger kommer återvända till. Information är det nya guldet och säkerheten runt den är således rätt hett.

Ett skönt citat från en jurist på en dagskonferens som Cygate anordnade och vår IT-chef tipsade mig om.
"PUL var kul men GDPR är ännu roligare."

Certifieringar är grädden på moset

En certifiering innebär att man måste demonstrera en given kunskap. En bra certifiering är upplagd så att man måste göra riktiga saker i en verklig miljö. Så är den här certifieringen uppbyggd, en certifiering för alla som arbetar med Google Suite på en systemförvaltar eller systemadministratörsnivå. Den är nu helt gratis (!), kostade 100 US Dollar tidigare. Det är säkert bara så nu under en uppstartsperiod då Google provar ett nytt samarbete med ProctorU. Man måste vara ensam i ett rum och är övervakad under hela provet med webbkamera, skärminspelning inklusive ljud. Man får inte googla svaren och inte ha några (eller föra) några anteckningar. De ber en vända runt kameran i rummet och talar om vad som ska plockas bort (pennor, mobiltelefoner, papper etc). Man har 2 timmar på sig. Tänker att det är rätt bra för oss som kommun med Google Suite att ha den här certifieringen. Snart kommer nog några systemadministratörer från IT-enheten också att prova på. Gör inget om man missar första gången, man får lite karens men sedan kan man prova igen. Här kan du läsa mer. Det svider självfallet att inte klara ett prov, men oj vad man lär sig av det.

Tillit är mycket passande ett palindrom 

Man måste först och främst, för att kunna fungera i ett team, ha tillit till sig själv. I ett fungerande team måste det finnas tillit åt alla håll.  När väl tillit är etablerad i teamet kan det utföra underverk. Chefen utanför teamet måste se till att rätt kompetens finns i teamet och ge relevanta ramar. Det här har vi pratat en hel del med våra nya IT-hjälpare om. Att vi med hjälp av bland annat våra nya digitala verktyg ska hjälpa till så att team fungerar bättre ihop.

_____________________________________

För övrigt är det så att kultur äter alltid strategi till frukost. Det finns strukturer som är bättre än andra.

Vad är då den rätta kulturen?