V 16 2022

 Hur stödja chefer utan att det upplevs som att störa

Kvalitativt över tiden-stöd till chefer är för mig en kritisk leverans. Varför? För de har sådan makt och påverkar så mångas vardag. Det stödet jag pratar om är från HR, ekonomi, kansli och IT.

Det är klart definierat att chefer är en otroligt viktig målgrupp för utbildning kring det digitala hantverket, för att bland annat få en bättre egen arbetsmiljö och få en chans att utöva ett smart ledarskap med stora digitala inslag. Det här får ringar på vattnet av omätbara format, jag lovar. 

Men hur ska vi göra? 

Ska vi bara nappa på de som vill ha hjälp? De som nappar, ska vi hjälpa dem bara med det de frågar om? Eller ska vi titta lite extra på de mikrobeslut de fattar hela tiden och se hur de kan jobba ännu mer resursbesparande och situationsanpassat?

Ska vi erbjuda alla att man kan få en första djupdykning i deras behov?

Ska vi erbjuda kurser i "jobba hemifrån", "jobba smart i GMail", "optimera ditt användande av den digitala kalendern", "få ut mer av din mobiltelefon", "hur jag blir informationssäker i mitt dagliga agerande", "exempelupplägg för APT", etc?

Vi kan tyvärr inte göra allt. Så vad tror vi ger mest långsiktigt hållbart resultat?

V 15 2022

 Intern kontroll - Kritiska leveranser

Det är mycket givande att få vara en sidekick i arbetet med förvaltningarnas internkontroll. Min vinkel in i det hela är att belysa hur man hittar risker utifrån kritiska leveranser. Det utifrån områdena säkerhet, IT-säkerhet och informationssäkerhet. Riskerna sorteras under nyttorna ekonomi, personal och verksamhet.

Vad är då en kritisk leverans i en kommun? En än svårare fråga har jag märkt är att svara på vad som INTE är en kritisk leverans. Det ska jag försöka mig på här nedan. Här är ett bra grundmateriel från MSB.

Med dessa bilder från MSB:

• Kan vi säga att vi inte kategoriserar kontinuitet i processer först utan istället gå direkt på leveranser? Ja, det kan vi.
• Måste vi ha separata kontinuitetsstrategier för olika verksamheter (där IT är en verksamhet som alla andra)? Ja, det måste vi.

Vi är så små att vi måste tänka så här. Precis som att vi inte utgår från en förvaltningsobjektsarkitektur (FOA) när det kommer till systemförvaltning. Vi utgår från de system vi har. 

Så vad svaret på vad en kritisk leverans INTE är, det har jag inte än några jättebra exempel än. Men inser att jag måste börja där. För om man väl säger att den är kritisk, då ska det läggas fokus på allt som påverkar den leveransen. Då kan inte allt vara kritiskt. Om man bara skulle gå på de ekonomiska summorna i bilden lite längre upp skulle det vara enkelt. Men kommunal verksamhet har så mycket mer värden, exempelvis liv och lem, livskvalité, service till invånare/företag.

V 14 2022

 Planering - Kunna vara tillgänglig - Göra rätt saker

Det är sannerligen inte lätt att göra rätt. En bra medarbetare gör rätt saker, det kan vi nog vara överens om. Förra veckan lyfte en kollega i min arbetsgrupp upp det här med hjärnergonomi för att orka i längden. Den här veckan lyfte en annan kollega i arbetsgruppen upp att vi behöver vara tillgängliga/bokningsbara för varandra när det behövs stöd. Att det inte får vara fullbokade kalendrar för oss i vår arbetsgrupp. Vi ska inte gå på alla möten eller utbildningar som folk bjuder in oss till bara för att. Om chefen skickar en sak med uppmaningen "det vore bra om ni var med på det här" så måste vi väga det mot annat.

Jag försöker vara transparent. Det innebär ett par grundprinciper:

 

1 - Min kalender är öppen för alla i organisationen så de kan inte bara se ledig/upptagen utan även allt om kalenderhändelserna. Varför? Då har de ju större förutsättningar att se och interagera med mig. De kanske vill boka en grej med mig men så ser de att jag redan har en bokning om det för mig själv eller med någon annan och då kan de ju fråga om de vill haka på. Har jag något som ingen ska kunna se gör jag själva händelsen "Privat".

2 - Google-kalender har en kategori som heter "Fokus-tid". När man använder den har man 2 val, automatiskt avboka möten som någon gör med en under den tiden eller inte. Jag väljer alltid "inte". Vidare skriver jag relativt detaljerat vad jag gör på den tiden. Det är dels för mig själv men även för andra då jag är en resurs som många vill åt. 

3 - Kalendern har en ytterligare kategori som heter "Frånvarande". Den är super för möten folk försöker boka med en avvisas automatiskt. Förvånande få personer använder den. 

4 - Jag har inte en fullbokad kalender 2 veckor framåt. Ofta en dag innan kan det se ut som att det finns luckor. I kalendern finns också kategorin "Uppgifter". Vid sidan av det andra ser har jag en massa "Uppgifter" som jag plockar från när jag ska göra saker. En uppgift sätter man på en särskild dag (eller klockslag om man vill). De gör jag också så detaljerade som behövs för att jag ska komma ihåg.

5 - Mitt autosvar på mejlen uppmanar alla att kolla i min kalender och visar på hur alla kan försöka knacka på mitt digitala kontor (ett Google Meet). Förvånansvärt få gör det. En kollega gör det ofta. Chefen har gjort det någon gång. En del externa kontakter har imponerats av det och har provat. För mig är det en attitydfråga från mig utifrån att vara tillgänglig. Jag använder det digitala kontoret oavsett om jag jobbar i Ed eller hemma eller på bilverkstaden.

Har fått en stor ny uppgift som handlar om att kartlägga kommunens kritiska leveranser. Ska ta stöd av två kollegor i arbetsgruppen. Nu gäller det att tänka smart, hur ska jag få till det här mitt upp i allt annat?

 

För övrigt är det så att god såväl som dålig kultur äter struktur till frukost. 

Dålig struktur urholkar god kultur och förstärker dålig kultur.

Hur odlar vi rätt sorts kultur som bidrar till god struktur?

V 13 2022

 Ett uppskjutande av något kan vara ett fejlande

...men det behöver inte vara det. Ibland är det verkligen så. Om vi inte klarar deadlinen 1/9-22 för införande av nytt HR-system, då har vi fejlat grovt. Och då är det bara att hugga i! Gå den extra milen. Etcetera.

Med det sagt, hur tar en hand om sin hjärna egentligen? En kollega började prata om hjärnergonomi på ett APT och jag tog på mig rollen skyddsombud för vårt team. Vart ska det här landa? Är strävan efter personlig effektivitet något negativt? Betyder krav på högre personlig effektivitet ökad stress för vissa medarbetare? Kan personlig effektivitet handla om att göra saker smartare och de facto stressa ner tillvaron? Läs mer om hjärnergonomi här, på en site som har sitt ursprung från en forskningssatsning från AFA.

Något vi inte kan skjuta upp idag är att lära av råden från Kalix kommun (uppbackade av MSB). De drabbades av en ransomware-attack 211216. Här är 4 citat från kommunchef och IT-chef i Kalix: 

"Den svagaste länken är den enskilde medarbetaren." (kommunchefen)

"Låt aldrig bekvämligheten gå före säkerheten" (It-chefen)

"Döp aldrig konton med adminbehörighet till något med admin, inte heller i visningsnamnet." (itchefen)

"Viktigt att IT-personalen trivs. Vi måste gulla med dem." (kommunchefen)

För min del så hjälper mig Google Kalender mig med personlig effektivitet genom att: 

• kunna ange inom vilka tidsramar min arbetstid är
• använda "uppgifter" som inte ses av någon annan hur delbar jag än gör min kalender
• kunna välja mellan funktionerna "händelser" och "fokus-tid" vid schemaläggning av tid
• välja funktionen "frånvarande" ihop med en Trio-kod för att koppla bort mig när jag är borta
• följa mina 10 budord:
• Du som anställd i Dals-Eds kommun ska inte hava andra jobbkalendrar än Google-kalendern.
  
  Du som anställd i Dals-Eds kommun ska inte arbeta i papperskalender.
  
  Du som anställd i Dals-Eds kommun ska alltid svara på en kalenderhändelse med Ja/Nej/Kanske inom 90 minuter efter du blivit varse om den.
  
  Du som mötesdeltagare ska i möjligaste mån ha på din kamera.
  
  Du som mötesdeltagare ska alltid ansluta till videomöten minst en (1) minut innan de börjar enligt rätt tid.
  
  Du som inbjudande part ska aldrig boka möten som innebär möten kloss an för dig själv eller andra.
  
  Du som inbjudande part ska alltid noga tänka igenom din inbjudan så att den är så korrekt som möjligt första gången den skickas ut.
  
  Du som inbjudande part ska alltid bjuda in i så god tid att deltagarna hinner förbereda sig på relevant sätt.
  
  Du som inbjudande part ska alltid bifoga relevant mtrl i kalenderhändelsen.
  
  Du som inbjudande part ska alltid ha en agenda som är genomtänkt och genomförbar på den tid som är avsatt.