V 38 2017

Många bitar börjar ramla på plats i vår projektplan för att få fram en ny digital basplattform. Här är den mapp som finns "bakom" min QR-kod på jobb-dörren. Där samlar jag viktiga dokument som behövs för min projektplan. Finns ingen skyddsvärd data där. Idag landade en granskningsrapport från Certezza in. Det är alltid bra att ha kritiska vänner, Certezza är en sådan för Dals-Eds kommun. Här är en kort analys av mig kring vad för mervärden just den rapporten ger oss:

• Den är ett bra inspel till min projektplan. Som hand i handske med att jag som processansvarig även råkar gå en utbildning i informationssäkerhet.

• Den visar framför allt på hur viktigt medvetenheten kring informationsklassningen är och att det är ett väldigt prioriterat ärende. Självfallet ska man lika lite som i VIBE och GroupWise hantera känsliga personuppgifter i en ny digital basplattform. Det problemet kommer vi ha oavsett lösning. Ser fram mot att x jobbar med informationsklassnings-processen i befintliga och kommande system. En väldigt viktig kvalitetsgarant för säkerhet. 

• Den visar på vikten av att ha koll på livscykler för användare, något vi inte har idag. Det har jag byggt in i den kostnadskalkyl som y håller på att ta fram, på uppdrag av mig, förankrat hos kommunchefen. 

• Den visar på att molntjänster fungerar om informationsklassning och säkerhetslösningar används/appliceras på rätt sätt. Det samma gäller för den lösning vi har idag, där vi långt ifrån har rätt informationsklassning och säkerhetslösningar.

"Det är alltid bra att ha kritiska vänner"

Jag letade i veckan efter ett bra (och gratis) projektverktyg. Vad är jag ute efter? Något som visualiserar en tidslinje och att flera saker måste kunna hända samtidigt. Med kommentarsfunktioner och smidig tilldelning av uppgifter. Testade Asana men gratisversionen är för klen. Försökte med ett tillägg till Google Drive som heter Smartsheet Chrome App men den kostade efter en trial-period. Tänkte om, provade ett vanligt Google Kalkylark och se på rackarns, det räcker för mig. Man kan dela det för samarbete i realtid som man vill (även om man den andre inte har ett Google-konto), jag kan tilldela uppgifter via att i cellen skriva +förnamn.efternamn@x.x (privata Gmail eller Googledomän-adresser). K I S S, keep it short & simple...

"keep it short & simple"

I onsdags var jag på en dag med SKL där de särskilt presenterade sitt nya förvärv, Inera. I och med det öppnas mycket nya dörrar för kommun-Sverige. Om nu bara det också kunde fattas lite smarta strategiska beslut om hur finansiering av alla nya kommande tjänster för välfärdsteknik ska hanteras... Ex att kommunernas förbundsavgift till SKL kunde få höjas lite lagom istället för att det alltid ska finnas med ett pengaresonemang när man ska som kommun ska "hoppa på " något. Vet ni inte vad för nationella saker Inera gjort hitintills? Kolla via länken ovan.

"Om nu bara det också kunde..."

Oktober månad blir splittrad för mig. Ett par semesterdagar tas ut för att lösa en del bisyssla. Ni kan läsa mer här. Transparens är viktigt. Ärlighet varar längst. Alltid. 

"Ärlighet varar längst. Alltid."

______________________________________________

För övrigt är det så att kultur äter alltid strategi till frukost

Vad är då den rätta kulturen?

V 37 2017

Några (ingen nämnd, ingen glömd) i min egen kommun samt en av våra föreläsare
(Marika Jonsson på kommande heldagskonferensen "Digitalisering som lyfter Dalsland" 171110 i Åmål) har helt nyligen, i olika sammanhang för mig särskilt påpekat skillnaden på begreppen digitalisering och digital transformation. Min roll i Dals-Ed har titeln digitaliseringsstrateg. Jag har ett processutvecklingsansvar med särskilt fokus på digitalisering. I skolans värld på Orust hette min roll IKT-koordinator och mitt fokus var på att få oss digitaliserade med huvudsyftet att transformera elevernas lärmiljö, med stor hjälp av den digitala världen. Det kan man läsa mer om på den här långtidsparkerade bloggen. Kort sammanfattat, vi hade en klar tanke från början att det inte bara handlade om att ge eleverna datorer eller surfplattor. Samt att vi bestämt oss för att vid ett visst datum skulle vi inte ha några chefer eller medarbetare kvar som bara befann sig på "Ersättningsnivån" (enligt bilden nedan).

En bra förklaring till skillnaden mellan digitalisering och digital transformation är att det är helt olika ambitionsnivåer inbyggda i de 2 begreppen. Här nedan är en modell som många skolförvaltningar i världen har utgått ifrån när man skapat visioner och konkreta mål för sin digitaliseringsresa. Modellen har sitt ursprung från Ruben Puentadura (USA), därav S A M R i modellens vänsterkant. Jag ser modellen som ett reflektionsverktyg som även är lätt att applicera på all kommunal verksamhet. Är det omvandling/transformering vi vill ha (för att nå de övergripande målen för kommunen) ska vi inte bara sikta på att digitalisera.

"...det är helt olika ambitionsnivåer inbyggda i de 2 begreppen"

En övergång från det här lite mer seriösa exemplet på "när det ena leder till det andra" till något annat som ledde till ett riktigt gott skratt. Under morgonkaffe-stunden med IT-enheten i onsdags morse kom vi in på att prata om en scen från "Det våras för galningarna" med Mel Brooks, det ledde oss vidare mot en verklig händelse för mig och min familj på Landvetter flygplats. Vi skrattade så vi grät i morse, mycket viktigt att få göra det ibland relativt ofta. 

#cliffhanger #berättasbarairättsammanhang 

"Vi skrattade så vi grät i morse, mycket viktigt att få göra det ibland relativt ofta"

Skratta så jag gråter gör jag inte när jag nu påbörjar utbildningen (halvfart distans 2 år) mot teoretisk/praktisk kompetens inom Informationssäkerhets-området, DOCK är det väldigt intressant och rätt i tiden för mig personligen. LIS står för "Ledningssystem för informationssäkerhet". Hur ska man använda ISO 27001:2017 (Ny standard för "Informationsteknik – Säkerhetstekniker – Ledningssystem för informationssäkerhet – Krav"  från ideella SIS*) som är standard från augusti- 17?

Det metodstöd för LIS som MSB (Myndigheten för samhällsskydd och beredskap) erbjuder via sidan Informationssäkerhet är mycket bra för att förstå flödesbehovet enligt ISO 27001:2017.

MSB har även ett särskilt stöd till kommuner, hittas här.

"...teoretisk/praktisk kompetens inom Informationssäkerhets-området"

Skratta så jag gråter gör jag istället när jag exempelvis ser de här 3 klippen:

Luke 18: 5080 Nyhetskanalen

Allmänt exempel på inläggets huvudfokus:

• Att göra en textbok till en e-bok man läser (offline) via appen Adlibris Letto är bara digitalisering ("ersättning" och "förbättring").

• Att skapa en samlande kommunal samhälls-service i en e-bok som är interaktiv mot en personlig inloggning, som förändras över tid utifrån relevans/ändrade förutsättningar och som erbjuder många delningsytor mot social media och tjänster i kommunen är digital transformation ("förändring" och "omdefiniering"). Tänk er en e-bok för medborgaren som de får gratis av oss och måste logga in i via mobilt bank-ID för att åtnjuta tjänsterna mot kommunen, loggar man inte in kan man dock hitta all bas-information. Transformationen består i vilka tjänster man erbjuder via det här navet.

Verklighetsnära exempel på inläggets huvudfokus:

• Att byta digital basplattform från MicroFocus-paketet till en av de stora jättarna är bara digitalisering ("ersättning" och "förbättring").

• Att medvetet använda den nya digitala basplattformens alla möjligheter i arbetet med verksamheternas grunduppdrag såväl som kommunens övergripande mål, det är digital transformation ("förändring" och "omdefiniering"). Tänk er en enhetschef i äldrevården som vill jobba riktigt smart enligt vår metodik i kommunens styrmodell (se "trappbild" nedan). Att den enhetschefen utan att fråga någon annan enkelt i ett och samma system med dess intuitiva digitala verktyg (dator, mjukvara, kommunikationspolicy, smartphone), kan få vilken anställd som helst att utan problem jobba: 
• med situationsanpassade mätmetoder (exempelvis fysisk person som intervjuar de vi jobbar med via anonyma digitala formulär i en smartphone) 
• med automatiserad insamling och visualisering (exempelvis en ej publikt publicerad hemsida  där viktiga mätresultat syns i grafer som uppdaterar sig själv efter hand det matas in data via de digitala formulären) av mätresultaten över tid.
• med utvärdering av de samlade tankarna som de vi jobbar med har (all data från intervjuerna kan ses i ett kalkylark på den ej publikt publicerade hemsidan).
• med ett oberoende av var man är fysiskt (man kan alltid välja att haka på det fysiska utvärderingsmötet via videosamtal alternativ se det i efterhand)
• i projektgrupper i ett väl igenkänt ej publikt "socialt medie"-format (inlägg, fästande av inlägg, etikettering, bilder, filmer, frågestöd, sök-funktion m m)

Det går alldeles utmärkt att jobba med både smart anammande av metodstödet för LIS och att digitalt transformera många processer i kommuner. Det handlar om att man våga se möjligheterna, att man är pragmatisk och att man gör rätt saker.

"Det handlar om att man måste våga se möjligheterna"

______________________________________________________________________

* SIS (Swedish Standards Institute) är en fristående ideell förening med medlemmar från både privat och offentlig

sektor. De är en del av det europeiska och globala nätverk som utarbetar internationella standarder. Standarder är

dokumenterad kunskap utvecklad av framstående aktörer inom industri, näringsliv och samhälle och befrämjar

handel över gränser, bidrar till att processer och produkter blir säkrare samt effektiviserar din verksamhet.

______________________________________________

För övrigt är det så att kultur äter alltid strategi till frukost

Vad är då den rätta kulturen?

V 36 2017

Veckan har handlat om ett par saker. En av dem var att testa bli matad 5 dagar i rad med små lektioner kring informationssäkerhet, det jag skrev om förra veckan (Junglemap). Den första känslan efter dag 2 var "så kort den var...". Dag 1 var en inramning och dag 5 en avslutning. Det för att fånga före- och efterläget avseende förståelse. Jag som är lite ovan att "bara" bli matad med kort informativ text blev lite förvånad. Hann tänka "Var är filmerna, var är talsyntesen" innan jag kom på mig själv att det är just små doser jag ska ta åt mig. Det ska ju läggas på mig så sakteliga, den här kompetensen. Blir väldigt sugen på att känna på hela paketet. Nu går vi snart vidare och testar konceptet på hela ledningsgruppen.

"Det ska ju läggas på mig så sakteliga, den här kompetensen."

På temat "Kör sakta" kan man verkligen säga att den här artikeln (ursprungligen från Expressen Debatt 170305) från Bob Hansson är. Han belyser epidemin med utmattnings-syndrom i EU. Läs artikeln. Jag tror på riktigt att om vi i Dals-Ed har en tydlig digitaliseringsstrategi som alla kan relatera till, då kan vi på allvar börja med en relevant digital transformation, de 2 sakerna kommer motverka den här känslan som kanske finns hos många idag, nämligen "jag tycker inte det där berör mig egentligen, men oj vad det stressar mig för alla vill ju att jag ska komma igång". Du kan inte stoppa vågorna, men du kan lära dig att surfa.

"...på allvar börja med en relevant digital transformation..."

För att få till processer kring digital transformation i hela organisationen behövs ett gäng saker. En av de sakerna är att göra rätt saker och inte bara göra saker rätt, det vill säga satsa på digitala initiativ i rätt ordning. Rätt ordning är exempelvis att byta ut den digitala basplattformen. I veckan fattades ett beslut i kommunledningsgruppen att paketet med MicroFocus ska bort och att jag ska ta fram en projektplan för hur ersätta det. Det är inte bara digitalisering. Det är möjliggörande av digital transformation.

"...göra rätt saker..."

En annan stor grej i veckan var nätverksmötet i Fyrbodal, "Digitalisering och välfärd". Till skillnad från de senaste träffarna så var den här väldigt matnyttig. Ett par saker som är, eller tangerar att vara, exempel på digital transformering.

• Fyrbodal går med stormsteg mot en gemensam E-arkivslösning, all cred åt Uddevalla för deras sätt att driva det. 
• Tyvärr står det helt still kring Vänersborgs projekt kring E-hälsa där man har försökt få fram en så kallad "hubb" till hemmet för vårdtagaren/brukaren/deltagaren. En hubb som knyter ihop all den data som behövs runt personen ur ett stöd-/omsorgs-/vårdperspektiv. Data som samlas ihop smart och visualiseras för personalen på plats i hemmet. 
• En del (Mellerud, Åmål och Strömstad) kommuner erbjuder idag öppet internet på publika platser ute och inne. Flera andra kommuner håller på och funderar. En bra medborgar- och turistservice till en liten insats.
• Mellerud och 4 andra kommuner utanför Fyrbodal deltar i ett pilotprojekt kring automatisering av vissa processer, först ut är biståndshandläggning (ekonomiskt stöd). Biståndssökaren fyller i webb-formulär. En "robot" (dator med viss mjukvara) märker det, loggar in i Procapita, handlägger och skriver förslag på beslut till fysisk person. Trelleborg var först ut (här) och en viktig medarbetare där har bytt till Melleruds kommun. Det kräver en stor dos av mod för att våga göra en sådan grej. Se John Kotter nedan i filmen (6 minuter), han är pappa till bland annat boken "Leading change" där han skriver om de 8 stegen i förändringsledning. Det är inte omöjligt att få till bra förändringsledning i vår snabbt skiftande omvärld, men svårt. 

"...exempel på digital transformering"

______________________________________________

För övrigt är det så att kultur äter alltid strategi till frukost

Vad är då den rätta kulturen?

V 35 2017

Jag har i veckan följt upp socialförvaltningens beta-test (nytt basverktyg istället för MicroFocus-paketet de har i dag) inom ramen för deras systematiska kvalitetsarbete. Vi fortsätter jobba utifrån basuppdraget i beta-testet, kul att se en process som jobbas igenom grundligt och som inte faller på grund av dålig planering. 

Skolan är i sluttampen för att få till den för personal numera tvingande (vårt val) säkra inloggningen i lärplattformen VKlass. Skolan erbjuder dosa eller mobilt bank-ID för personalen som metod för den säkra inloggningen.

Mikro/ Vi är ett steg närmare att byta ut MicroFocus-paketet och på samma gång passa på att göra vissa smarta val avseende IT-arkitektur.

Makro/ Vi är ett steg närmare en (1) ny IT-enhet för Färgelanda och Dals-Eds kommun och i och med det få mer långsiktig resurs för att kunna jobba med den ständiga utvecklingen på ett både säkert, modernt och användarvänligt sätt.

Både mikro och makro upplevs superbra och fruktansvärt hemskt beroende på vad man pratar om och vem man pratar med.

Men de stegen som är tagna skulle inte varit tagna om det inte verkligen fanns ett behov. Så nu gäller det för mig att hålla i hatten, göra rätt saker och göra dem bra, se skogen fast alla träden alldeles oavsett vilken dimma som ligger för stunden.

...göra rätt saker och göra dem bra...

• Utifrån förra veckans inlägg om "nano-learning" skulle man kunna säga att om man läste min blogg varje vecka så höjer man (kanske) sin digitala medvetenhet. 
• Vidare, om man följer gruppen "Digital samhällskunskap" på Facebook och väljer ut en grej i veckan att läsa in sig på så höjer man (definitivt) sin digitala medvetenhet.
• De 2 exemplen handlade om att öka sin digitala medvetenhet och att man själv gör ett aktivt val för att lära sig. 
• Tänk er nu om man i en kommunal verksamhet skulle kolla på ett övergripande utvecklings- (eller riktigt svårt problem-) område och bygga upp de anställdas kompetens genom "nano-learning". Det vill säga exempelvis 1 kort (2-4 minuter) lektion i veckan under en  20-veckorsperiod. Att schemalägga ett sådant automatiskt flöde i nedan nämnd mjukvara för utskick av lektioner till rätt personer tar inte mer än 2 minuter. Givna områden att bearbeta för alla kommuner är "Bemötande". Det är också "Informationssäkerhet". Man kan också tänka sig att en nyanställd får ett riktigt genomtänkt koncept under deras första halvår, 1 lektion i veckan. Eller kanske 1 om dagen i 2 veckor och sedan 1 i veckan under 5 månader. All seriös "nano-learning" mäter kunskaperna innan och jämför dem med kunskapen efteråt. Som exempelvis svenska Junglemap gör. Självfallet ska inte årets alla veckor ha en lektion. Men tänk om man kunde få till 2 perioder om 20 veckor vardera med väldigt medvetet innehåll. Jag tror det på riktigt skulle påverka kulturen i en organistion avseende det ständiga lärandet, utan att stressa alltför mycket.

"...utan att stressa alltför mycket"

Se den här korta filmen från 2015 där en panel i USA pratar om "nano-learning" är något att ha eller inte. Det man vill åt är ju "positive impact" (positiv påverkan). "Proponent" som en där säger sig vara betyder förespråkare.

Förhoppningsvis blir det snart lite verkstad för oss i Dals-Ed (gärna i samarbete med Färgelanda) kring ett medvetet angreppssätt på paketet "Informationssäkerhet".

• Kompetensutveckling alldeles oavsett allting annat (ovan resonemang om "nano-learning") är en grej.
• Avseende basbehoven så är det avgörande att få koll på vår PUL-förteckning inklusive alla våra PuA:PuB-avtal. Ett "hästjobb" där jag hoppas på lite hjälp från Informationssäkerhetsprogram 2020 från Västra Götalandsregionen. Bland annat genom programmets del kring att söka medel (inklusive egen finansiering) för en kvalificerad person som hjälper oss med "hästjobbet". Stort tipstack till vår egen utvecklingsstrateg Christian Nilsson som höll ögonen öppna och fick nys på det!

"...vår egen utvecklingsstrateg Christian Nilsson som höll ögonen öppna..."

• Avslutningsvis, ett alldeles fantastiskt tips för den som vill höja sin digitala medvetenhet är att gå på MakerDays i Göteborg 16-17/11 på Hisingen. Duktige Carl Heath (som de 5 Dalslands-kommunerna anlitat som en del av dagen "Digitalisering som lyfter Dalsland" 171110). Läs mer här om MakerDays.

______________________________________________

För övrigt är det så att kultur äter alltid strategi till frukost

Vad är då den rätta kulturen?