V 42 2019

En dag med den digitala kalendern - ett axplock på 360 sekunder - ett narrativ med efterord...

(alla tillfällen där det står "kalendern" är det Google Kalender dalsed.se som avses)

NARRATIV

"På väg till jobbet på morgonen stannar jag till vid Gulf Hällevadsholm och tar en kopp kaffe. Passar på att kolla kalendern i mobilen för att dubbelkolla var jag ska vara på första bokade tiden och vilka som är med då. Ser att en som tackat "Ja" nu har skrivit "Kanske" istället. Det förbereder mig mentalt för att mest troligt ha en liten annan ingång i mötet. Tog mig 45 sekunder. Kom ju dessutom på en grej när jag körde som jag lägger till som en händelse för dagen efter (då jag ser att jag säkert kan lösa just den grejen). Den är extra viktig och får inte tappas bort imorgon så jag sätter en annan färg på den, tomatröd. Tog mig 30 sekunder. Lägger också en kort stund på att kolla igenom den länkade agendan från Google Docs som är för träffen med X innan lunch. Tog mig 75 sekunder. 

Vid parkeringen väl i Ed sitter jag kvar 30 sekunder och kollar dagen igen i kalendern i mobilen . Ser att jag glömt bjuda in en person till en kort avstämning på eftermiddagen. Kollar hens tillgänglighet via kalenderhändelse-skapandet och hittar en lucka. Skriver in adressen i kalenderhändelsen för där hen jobbar så att jag ska hitta dit, förlitar mig på att Google Maps hjälper mig. Det här mötet behöver vara irl.

Inför bokad tid med X (videomöte med en från en annan kommun) tar batteriet på min dator slut, laddaren är hemma. Jag sätter mig i en fåtölj och går in i mötet via Google Kalender-eventet i mobilens kalenderapp. Delar min skärm som planerat och vi utgår från det underlag jag har förberett i ett bildspel. Tog 0 sekunder extra mot att haft mötet via datorn.

När jag käkat upp lunchen sitter jag kvar i lunchrummet en stund och kollar eftermiddagen i kalendern. Ett möte på eftermiddagen blev just inställt och den luckan kollar jag via mobilens kalender om den går att använda för att träffa Z som inte jobbar i kommunhuset, hen verkar fri den stunden jag precis fick fri. Jag kör en kalenderinbjudan (videomöte läggs automatiskt till) och bifogar det kalkylark vi behöver tänka ihop kring. I beskrivningen skriver jag "Vi utgår från datan i kalkylarket här bifogat när vi träffas". I platsangivelsen skriver jag "Videomöte". För att påminna mig själv om vad jag inte får glömma på träffen skriver jag upp 3 saker i kalenderhändelsens anteckningsfunktion. Den kan Z se också, gör ju bara det hela än mer transparent. Tog 120 sekunder.

Eftermiddagen börjar med ett inplanerat arbetspass på 45 minuter för att förbereda ett utbildningstillfälle, självfallet ligger arbetspasset i kalendern.

När jag sätter mig i bilen för att åka hem kommer jag på att glömt boka en kort avstämning med Y dagen efter. Är trött och väljer att tala in texten i kalenderhändelsens rubrik och beskrivning i mobilen. Tar mig 60 sekunder inklusive lite tankeverksamhet. Jag slappnar av och lyssnar på en pod på resan hem, en P1 Söndagsintervju, dem här gången med Björn Ranelid."

O s v.... (jag är inne i kalendern mer än ovan nämnt, under en vanlig arbetsdag)

360 väl investerade sekunder utifrån exemplen ovan.

EFTERORD

Den digitala kalendern gör mig mer flexibel och tillgänglig på mina villkor, alltså utan att stressa mig. Oftast är kalendern i mobilen mitt förstahandsval. Men när jag arbetar vid datorn är det kalendern där som gäller. 

Jag missar väldigt sällan något jag sagt jag ska göra om det ligger i kalendern.

Kalenderhändelserna är nästan aldrig på en timme, de varierar mellan 15 minuter till 3 timmar. Det är mycket viktigt att planera in rätt luckor. Luckor behöver inte vara långa, de behöver dock vara lagom för vad jag behöver göra. Andas. Få lite luft. Sitta still och inte göra något. Läsa på något. Etc. Bara i undantagsfall har jag möten kloss an varandra.

Inför varje bokad tid i kalendern kommer det minst en popup-avisering i dator och mobil 10 minuter innan. Jag kan sätta fler aviseringar som epost/popup precis som jag vill. Det gör jag också, utifrån när det är extra viktigt med förberedelser inför en bokad tid. 

Det var länge sedan (2006) som jag hade en papperskalender. När jag hade det var det otaliga gånger jag blev mycket begränsad som chef när papperskalendern inte var med mig. 
Min digitala kalender kommer jag åt på vilken enhet med internet som helst. Så det är inte på något sätt en kris om jag inte har just min egen mobil eller dator. Den insikten ger mig ett lugn. 

På något sätt så inser jag nu när jag skriver att jag använder Google Kalender för att jobba med det 3-stegstänk som jag skrivit om tidigare, något jag har med mig från tidigare erfarenheter i livet. 

Vad ska jag göra nu? Vad behöver jag då?

Vad ska jag göra om en timme? Vad behöver jag då?

Vad ska jag göra om fyra timmar? Vad behöver jag då?

Den om 4 timmar blir ju "nu" efter 4 timmar. Det rullar på så att säga. Kallas nog agil framförhållning.

Jag arbetar 40 timmar i veckan och äter lunch 30 minuter varje dag och tar en kort fikapaus fm och em. Sover gott om natten. Mobilen är grundinställd på "Stör ej" mellan 22-08.

Släng papperskalendern, lär dig din jobb-kalender i dator/mobil. 

Låt oss alla ha rätt åtkomst till varandra som kollegor. Inte för mycket, inte för lite. 

Allt för att vi ska få mer gjort för de vi är till för, med mindre stress hängande över oss.

Vi i Dals-Eds kommun råkar också ha världens bästa digitala kalender. Vill du lära dig få till ett kalenderbeteende som passar just dig? Hör av dig! Kolla filmerna om Google Kalender i Träningscentret.

____________________________________

För övrigt är det så att kultur äter alltid strategi till frukost. Det finns strukturer som är bättre än andra.

Vad är då den rätta kulturen?

V 41 2019

Förväntningar, resurser och kreativitet

Personen i rött förväntade sig nog något annat när han pitchade den där idén för sin chef.

Chefen hanterar inte sin resurs rätt, han dödar istället kreativitet. 

Det dränerar effektivt en organisation på bra kompetens.

• Gör ni så idag ibland? 
• Om så, har ni råd att göra så? 
• Definitivt har ni inte rätt att göra så utifrån er organisations nyckeltal (KPI:er).
• Kan slå vad om att det mötet inte finns representerad i en Google Kalender-händelse i Dals-Eds kommun med en fil bifogad från Google Drive där chefen läst pitchen innan och det skett en kommunikation i dokumentet innan mötet.  

Humor är ett bra sätt att visualisera sämre beteenden. 

Vidare,

lite om olika sammanhang som gör att arbetslivet är särskilt roligt just nu:

• Frihet under ansvar i uppdraget rent generellt - i kombination med deltagande i relevanta team och upplevelser av relevanta uppföljningar.
• Mitt "Personliga Lärande-Nätverk" - för alla människor alltid helt och hållet till sin natur självvalt samt vars fenomen hänger ihop med "Konnektivismens"  tankar (startade av George Siemens/Stephen Downes tankar). Ref: PLN på engelska.
• Stor kreativ lust hos många viktiga funktioner i kommunen.
• Google Kalender är ett så himla bra nav för ordning och reda rent kommunikativt!

"Personligt Lärande-Nätverk"? Vad är det för mig? Det är de personer runt mig som jag har hög källtillit till avseende olika områden, privat som jobb som ideellt engagemang. 

Det är dessutom definitivt inte bara personer som tänker/uttrycker sig/har samma kompetens som jag. 

Det är inte bara personer jag träffat IRL.

Det är personer jag vill lära mig av och gärna även lära ihop med, över tid. 

Slutligen, 

ett exempel på en inte så bra bild rent kommunikationstaktiskt i ett viktigt än så länge doldis-projekt från SITIV som heter "Identitet och behörighet i federation VG".

Om man verkligen vill att alla ska förstå projektets grundpelare snabbt och sammanfattande med hjälp av en bild så skulle man ansträngt sig lite mer. Särskilt när man vet hur snabbt någon klickar bort saker de inte förstår.

Ibland måste man visa på sämre exempel för att kunna göra bättre själv. Kan lova att de inte testat bilden tillräckligt innan de valde den. Allt för få kommer att lägga energi på att förstå bilden och på så sätt komma ihåg projektets viktighet med hjälp av bilden. Det är väl det viktigaste syftet med att ha med bilder?

____________________________________

För övrigt är det så att kultur äter alltid strategi till frukost. Det finns strukturer som är bättre än andra.

Vad är då den rätta kulturen?

V 40 2019

Låt oss på riktigt slänga jobb-papperskalendern

Vi i Dals-Eds kommun har tagit klivet och har världens i särklass bästa digitala kalender för alla våra anställda. Vi har fått det till ett för oss förmånligt pris och har valt en högre säkerhetsnivå på licenserna än många andra kommuner (Business-nivå, jämförbart med Microsoft Office 365 E3). Den är tillgänglig även på privata enheter, om man använder den kalenderklient vi anvisar och har påslaget rätt säkerhetsnivå (skärmlås för mobila enheter). Om ni har en privat papperskalender och antecknar jobbsaker där är det väl samma sak att använda Google Kalender-appen i den privata mobilen och logga in på med jobbkontot? Gör det lätt för cheferna att göra rätt så kommer ni märka att allt flyter smidigare. Tips! Man blir inte störd av en digital kalender i en mobil så som av epost-flödet.

Vi vet att ca 170 anställda inte har fått sina konton i det nya verktyget än. Hör av er till er chef så bokar de in er dagtid hos IT-enheten eller mig. Det är 30 minuter det handlar om. 30 minuter och ni kommer märka större delaktigt i arbetslivet. Vi gör t o m hembesök om ni så vill! Jag var ute förra veckan hemma hos en sjuksköterska som jobbar natt och som gärna ville igång. Alla nya som börjar fångar vi in. Men det finns som sagt en hel del kvar därute som inte är igång.

Nu när vi är där med den här fantastiska möjligheten är det dags att optimera användandet av just den här digitala kalendern. Den är navet för så mycket på användarnivå vad avser kommunikationen "mellan chef och anställd", "inom ett team" och "mellan anställda". OBS! Vi är medvetna om att en del yrkeskategorier i sin profession mot patienter/elever arbetar i andra planeringsverktyg. När det gäller elever finns det ett färdigt billigt/hållbart/säkert förslag för att få in schemapositioner (ex Eng 8A Sal X - Tis 08:30-09:10) rätt in i lärarens och elevernas Google Kalender, populerade med rätt personer som faktiskt ska vara på just den lektionen. Men, nuläget på alla fronter påverkar inte målet att vara aktiv i Google Kalender för övriga delar av jobbet. 

Tänk er om man alltid kan lita på att i kalenderhändelsen kunna få reda på, via mobil eller dator, det man behöver för att vara så förberedd man behöver för att möten ska bli bättre!

• Syftet med mötet (Rubrik och Beskrivning)
• Vilka som deltager (J/N/Kanske) - helt avgörande för allt att man agerar på alla kalenderhändelser
• När det är
• Var det är via exakt platsangivelse (Google Maps)
• Vilket dokument som behöver läsas innan. 
• Möjligheten eller ej att vara med via video istället för fysiskt.

När cheferna ser att alla anställda svarar på kalenderhändelser blir chefen sugen på att fylla kalenderhändelsen med allt det där goa som står ovan. Och om plats ändras några timmar innan mötet så är det via kalenderhändelsen de anställda får reda på det. 

Det är Google Kalender man ska använda på alla enheter (mobil/platta/dator) för att få full funktionalitet.

Inte Apples egen kalender-klient på mobilen. Inte Samsungs. Inte Mac-kalenderklienten på en Mac-dator. Etc...

"...världens i särklass bästa digitala kalender för alla våra anställda"

Gör det här och bidra till att vi tar ett stort kliv framåt avseende den effektivitet och stressminskning vi alla så väl behöver. 

Enkelhet i det stora hela: Skapar vi en kultur där kalenderhändelsen alltid är korrekt, tydlig och innehållsrik så kommer det andra av sig självt. Organisatören av en kalenderhändelse har ett stort ansvar och de inbjudnas ansvar är (nästan) lika stort.

____________________________________

För övrigt är det så att kultur äter alltid strategi till frukost. Det finns strukturer som är bättre än andra.

Vad är då den rätta kulturen?