V 51 2019

#detärdetaljernadethandlarom

Kommunen jag arbetar i (och 3 till) har det inte så lätt nu avseende ett allvarligt avbrott i en verksamhetskritisk tjänsteleverans. Det är ett gyllene tillfälle efter nyår för våra systemägare, systemförvaltare, infosäk-personer och IT-enhet att göra en "lessons learned" och applicera lärdomarna på hur vi i fortsättningen hanterar vårt eget "värdkommuns"-ansvar avseende installerade system i vår egen servermiljö (som acceccas av flera än oss själva). Det handlar till syvende och sist som bilden säger om att i det stora planera för avbrott och att i det lilla jobba enligt loopen "Planera - Göra - Checka av - Agera".

Mitt uppe i allt det här ser jag hur bra Google Meet med Enterprise-funktioner är. Den operativa arbetsgruppen över kommungränserna som arbetar med att lösa ovan nämnda allvarliga avbrott använder främst vår kommuns lösning för videomöten. 

Med Enterprise-licens har man möjlighet att spela in möten till Google Drive, låta personer ringa in till ett svenskt telefonnummer och även livesända mötet (just nu bara inom domänen). Tänk er transparensen inom ens verksamhetsområde att kunna livesända möten (fler än själva mötesdeltagarna kan vara med på mötet, de kan bara titta, inte delta)! Ledningsgruppsmöten, kommunfullmäktige, medborgardialog, projektmöten, utvecklingsmöten på verksamhetsnivå etc.  Här snackar vi om ett verktyg för att bidra till kulturförändring avseende kommunikation, till det bättre. Krävs mod för att våga livesända men det kommer jag propagera för så ofta jag kan. Spela in mötena OCH livesända kräver ännu mer mod. Men snart testar vi! Livesändningsdelen kan pausas och återupptas när man vill under mötet. 

I övrigt så anpassar sig Google Meet fint på individnivå till om man vill växla mellan mobil och dator samt kompenserar snudd på obemärkt för eventuellt icke stabila nätverk.

Vi är en väldigt liten kommun som har fått möjligheten att jobba i vårt digitala kontorsstöds-verktyg med flera licensnivåer. Det tackar vi vår leverantör för som har ett nära samarbete med den store jätteleverantören. Vår basplatta för alla är den näst högsta licensnivån, jämfört mot Microsoft blir det E3-nivå. Det valde vi för att kunna jobba med säkerhet på ett för oss ok sätt. Nu kompletterar vi inom kort med Enterprise-nivå (E5-nivå i Microsoft-världen) för nyckelpersoner såsom chefer m fl. Vi har haft ett par stycken på försök nu ett tag och är jättenöjda!

____________________________________

För övrigt är det så att kultur äter alltid strategi till frukost. Det finns strukturer som är bättre än andra.

Vad är då den rätta kulturen?

V 50 2019

Överlag, en digital ninja vågar och kan producera ofta i mobilen

för det effektiviserar när man kan göra relevanta saker även när man inte har en dator tillgänglig.

En sak jag märkt när jag pratar med personal som vill jobba mer med mobilen i jobbvardagen är att vår standardmodell Samsung XCover inte riktigt räcker till. Skärmen är för liten för att våga öppna dokument och lägga till eller kommentera något. Den reagerar inte heller tillräckligt snabbt för att lösa det man behöver göra på den där minuten man just fick över. Samsung överlag är också dåliga som tillverkare för de har valt att gömma funktionen i Android OS som tillåter att skapa fler profiler på telefonen. Jag menar inte fler konton utan fler profiler. Då kan ex en delad telefon plötsligt bli mer säker. För de som vill bli producenter i mobilen behöver vi alltså ha fler standardmodeller att välja mellan. Vår toppmodell just nu är OnePlus 7 (inte 7Pro), den modellen OnePlus släppte för den europeiska och asiatiska marknaden. Den har plats för dubbla SIM-kort, har stor skärm, tillåter flera profiler, har stor lagring som standard, har inte massa mjukvara från tillverkaren för epost och kalender som andra (ex Samsung) har och är snabb. Vi erbjuder inte iPhone.

Jag ser framför mig att om 3 år så har alla anställda personlig tillgång till en smartphone från jobbet utifrån behov (antingen helt egen eller en delad med egen profil). Har man den som helt egen i sin jobbroll så är det ofta den enda mobilen man har som människa (med hjälp av dubbla fysiska SIM-kort eller e-sim). Datorer finns i lite mindre utsträckning som helt egna, det finns istället datorskåp där man tar en managerad Chromebook när man behöver det. 

____________________________________

För övrigt är det så att kultur äter alltid strategi till frukost. Det finns strukturer som är bättre än andra.

Vad är då den rätta kulturen?

V 49 2019

Arbete hemifrån är fortfarande kontroversiellt & 4 kioskvältare till filmer

Allt är en balansgång. Hur ska man planera och utföra sitt jobb man får betalt för utifrån så stor effekthemtagning för arbetsgivaren som möjligt? Tänker att det är så när/var/hur man än jobbar. Oavsett om man är finansierad med skattemedel eller om man arbetar för ett privat företag.

Jag skulle inte vilja jobba 100% hemifrån. Det är alldeles lagom som det är idag med 2 dagar i veckan. Det känns också bra för miljön då jag bor långt från jobbet (10 mil enkel väg).

Troligen är det här väldigt vanligt om 10 år för tjänstemän, även i det offentliga. Kanske t o m en norm. T o m för chefer. Troligen även för vissa arbetare p g a mer digitala inslag i exempelvis monitorering av patienter. Kanske blir det ett inslag att en arbetare på ett vårdskift kan arbeta hemma med övervakning och arbetsleda rätt insatser för de andra på skiftet som är på plats. Jag tror att distansarbete kommer bli en rekryteringsmorot i snar framtid.

Det gäller att göra sig tillgänglig på ett personligt sätt när man arbetar hemifrån. För de som vill knacka på min dörr gäller att att göra det, fast digitalt 2 dagar i veckan. Sådant här autosvar har jag nu i min jobb-GMail (till alla som mejlar mig internt):

_________________________________________________________________

Psst... Om du ser i min kalender* att jag inte är upptagen, att jag inte är Frånvarande och det är normal kontorstid, försök om du vill att knacka på mitt digitala kontor på https://meet.google.com/***-****-*** 

Du kanske får ett bättre och snabbare svar då? Eller så får vi åtminstone snabbt till en för oss båda optimal personlig tidsbokning. Prova!

OBS! 

På dator (Windows/Mac/Linux), tänk på att använda Chrome eller Firefox, med som äldst näst senaste versionen, för att Hangouts Meet ska fungera optimalt.

På mobil (iOS eller Android) måste du ha appen Hangouts Meet installerad.

(*Min kalender är öppen för alla i dalsed.se och nås i funktionen "Träffa" på dator via calender.google.com ALTERNATIVT i funktionen "Visa scheman" på mobilen via Google Calender-appen.)

__________________________________________________________________

Det finns nackdelar med att arbeta hemifrån. För min del så är det så att jag jobbar mer effektivt hemma, jag blir mer koncentrerad. Då rör man inte på sig så mycket, vilket inte är bra. Men det går att lösa med rutiner. Precis som att man sätter sig i fikarummet x minuter varje dag kan man ju ta en snabb promenad runt kvarteret de minutrarna. 

Det finns fördelar med att arbeta hemifrån. På arbetet finns inget vilrum och inga soffor i personalrummet att lägga sig i. Det är magiskt skönt att lägga sig i soffan hemma och läsa det där underlaget som man ska analysera och ge rekommendationer kring. Ingen blir störd när man sätter på lite motiverande musik när man behöver bli extra kreativ.

Ett av regeringens 5 målområden i den nationella digitalsieringsstrategin är "Digital ledning".

I det lilla hos oss innebär det inledningsvis för alla tjänstemän och arbetare att bli ninjas på digital kalender, videomöten och informationssäkerhet. Det banar väg för ett nytt sätt att arbeta.

____________________________________

För övrigt är det så att kultur äter alltid strategi till frukost. Det finns strukturer som är bättre än andra.

Vad är då den rätta kulturen?

V 48 2019

Goda exempel ger energi - enkelhet och fokus på mottagaren

Jag har arbetat ideellt på en svensk utlandsskola i helgen som gick, har bara arbetat idag fredag i Ed. På utlandsskolan träffade jag bland annat en lärare utöver det vanliga vad avser matematik-undervisning.

Han använder Google Dokument som personlig plan för eleverna och Google Formulär (med självrättande quiz där fel svar leder till en egengjorda Youtube-filmer) med tillhörande svarskalkylark.

Till allmänheten visualiserar han sitt koncept på https://www.dalles-matte.se/

Till sina elever på skolan använder han Google Classroom.
Han utgår dessutom helt i sin design av lärprocessen från om eleverna är nöjda eller inte med upplägget. 

Idag fredag i Ed har vi fått iväg avtalen till leverantören inför driftsättandet av IT-design 2.0, en milstolpe för oss. Måndag kl 08:00 körs första synken från LPA-systemet till vår nya navkatalog-tjänst (DEIM) och ut i Google-miljön. Kl 13:00 körs första synken från DEIM till vårt Microsoft AD. 

____________________________________

För övrigt är det så att kultur äter alltid strategi till frukost. Det finns strukturer som är bättre än andra.

Vad är då den rätta kulturen?

V 47 2019

Förlösande plan för 2020 

Vi började 2017-2019 med att renovera takvåningen på huset (bestämde oss för att ta in ett nytt modernt digitalt kontorsstöd), gled 2018 in på att samtidigt fixa till pannrummet och stamrören upp till takvåningen (ordna en ny bra basplatta i IT-arkitekturen för ett avgränsat scope av alla system)  och har nu bestämt oss för att helrenovera huset (ordna till systemförvaltningen i alla system vi har) till som senast 2022.

Förlossningen skedde på kommunledningsgruppen 191119. Vi har nu en ambitiös fyrstegraket som kan ses kvartalsvis eller halvårsvis. Men senast 2022-12-31 ska raketen ha lyft, färdats, utfört sitt uppdrag och återvänt. Vilken basplatta vi har då! Och vilken kreativitet som kommer att ha släppts lös under den resan... Nu börjar det roliga, #påriktigt

2017 var vi i ett läge, senast 2022 är vi där vi vill vara.

____________________________________

För övrigt är det så att kultur äter alltid strategi till frukost. Det finns strukturer som är bättre än andra.

Vad är då den rätta kulturen?

V 46 2019

En gång för länge sedan...

Vi hade vår första systemförvaltningskonferens i Dals-Eds kommun i tisdags. Bilden ovan var slide nummer 2.

I slutet kom vi fram till ett par saker som var av största vikt att det ordnades snabbt:

• En ordbok med förklarande text på intranätet (inte bara för systemförvaltning utan även för styrmodellen m m)
• En processguide för hur tänka kring verksamhetskritiska leveranser, tillhörande informationstillgångar och informationsklassning
• En systeminventering som omfattar allt runt ägarskap, organisation, dokumentation, ekonomi och juridik
• En förståelse hos chefer för den inplastade dubbelsidiga A4:an vi delade ut (se nedan). Sid 2 är utifrån MSB:S stöd för informationsklassning.

____________________________________

För övrigt är det så att kultur äter alltid strategi till frukost. Det finns strukturer som är bättre än andra.

Vad är då den rätta kulturen?

V 45 2019

Att designa innovation och att planera för struktur

Veckan har präglats av förbereda för nästa veckas systemförvaltningskonferens i Dals-Ed och att coacha ett team pedagoger från hela världen kring att designa deras innovationsprojekt. 

Det sistnämnda har varit fantastiskt på så många plan. Har fått förmånen att jobba med fem andra coacher samt i mitt eget team ha en spanjor, två svenskor, en amerikanska, en engelska och en engelsman. Bilden nedanför speglar så bra alla teammedlemmars känsloläge från onsdag morgon till fredag kväll. 

Det förstnämnda känns så himla bra. Vi rivstartade i Dals-Ed 2018-2019 med att först och främst bestämma oss för samt implementera ett användarnära applikationsstöd för det vardagsnära digitala hantverket. Nu tar vi ett stort grepp om systemförvaltning utifrån att informationsägaren informationsklassar informationstillgångar som hör till verksamhetskritiska leveranser (24/7-funktion för att betala fakturor, att hemsidan är uppe, att trygghetslarmen för hemtjänstens ordinarie boende fungerar, att vi har kontroll över elevers oanmälda frånvaro, att personalen får sin löneutbetalning, att utsatta målgrupper får sina biståndsutbetalningar, att reservkraften för kommunhuset fungerar m m).

____________________________________

För övrigt är det så att kultur äter alltid strategi till frukost. Det finns strukturer som är bättre än andra.

Vad är då den rätta kulturen?

V 43-44 2019

Digital agenda, det digitala hantverket och glädjen i att göra saker probono

Vår Digitala agenda i Dals-Eds kommun ska vara en ledstjärna i all processutveckling inom kommunen. Invånarnyttan är i centrum, även om det taktiska/operativa just nu mest handlar om intern ordning och reda.

Digital Agenda står inte för sig utan lutar sig mot huvudstrategin LEV (Långsiktigt hållbar Ekonomi och Verksamhet), vår tillitsbaserade styr- och ledningsfilosofi och den nationella digitaliseringsstrategin. 

Den har både strategiska, taktiska och operativa inslag. Därav inte namnet digitaliseringsstrategi. Eller del-strategi digitalisering. Utan just Digital Agenda.

Den är detaljerad avseende det operativa 1 år i taget.

Den är realistisk utifrån våra förutsättningar.

Den är inte klar än, men snart finns ett första utkast att bollas i tjänstemannaorganisationen.

Så tänker jag. Samtidigt sitter jag och är medskapare till min egen uppdragsbeskrivning som digitaliseringsstrateg och informationssäkerhetssamordnare, där är självfallet Digital Agenda med. 

Den här målbildsfilmen nedan om "Tim" från ursprungligen Oslo kommune tål att ses om och om igen. VGR använder den som målbildsexempel i deras Digitala Agenda. VGR har anpassat den och den har ett eget slut. Tips: Tryck på textningen för svenska. Ja, det är lite som de kör i Kina idag med WeChat. Men utan det kontrollerande perspektivet. Visst känns det entusiasmerande? Det är det här jag menar när jag menar att vi ska fokusera vår processutveckling mot kunds livshändelser. I ett mikroperspektiv internt för Dals-Eds kommun kan man säga att det här viktiga informations- och kommunikationsnavet är Google Kalender för all personal. För det är ju ett nav där allt är ihopkopplat som gör att Tims föräldrar och senare Tim själv och hans mormor upplever smidighet i vardagslivet. Allt handlar om information och kommunikation. 

"Den är realistisk utifrån våra förutsättningar"

En av de viktiga operativa sakerna 2020 i Dals-Eds kommuns Digitala Agenda är ett obligatoriskt kontinuerligt individanpassat 1:1 stöd till alla chefer, inledningsvis kring det digitala hantverket. Det är från eller genom chefer som innovation kommer. Då måste vi göra vårt bästa för att få dem att känna sig duktiga i de digitala miljöer vi tillhandahåller. De behöver bli digitala ninjas. Olika färger på bältena självfallet, men själva andemeningen är viktig. Vem vet, det kanske till och med kan få stå så här i annonsunderlaget för rekrytering av chefer: "I Dals-Eds kommun ingår det obligatoriskt kontinuerligt individanpassat 1-1 stöd avseende bland annat det digitala hantverket"...

"Det är från eller genom chefer som innovation kommer"

V 44 var jag ledig måndag t o m onsdag från Dals-Eds kommun för att, probono från min sida och med hjälp av crowdgiving från 6 sponsorer för deltagarna, driva #GMBS19 (nu för 4:e året i rad). Gratis för deltagare är resultatet. Nu finns det ytterligare några certifierade lärare/skolledare/IT-tekniker som känner sig nöjda efter att ha förstått på riktigt att de har adekvata kunskaper i det digitala kontorsstöd de använder i vardagen. Och jag har en känsla av nöjdhet i kroppen och tänker lite på den profilbild jag har på Facebook (där jag inte har varit inne sedan 181228)...

____________________________________

För övrigt är det så att kultur äter alltid strategi till frukost. Det finns strukturer som är bättre än andra.

Vad är då den rätta kulturen?

V 42 2019

En dag med den digitala kalendern - ett axplock på 360 sekunder - ett narrativ med efterord...

(alla tillfällen där det står "kalendern" är det Google Kalender dalsed.se som avses)

NARRATIV

"På väg till jobbet på morgonen stannar jag till vid Gulf Hällevadsholm och tar en kopp kaffe. Passar på att kolla kalendern i mobilen för att dubbelkolla var jag ska vara på första bokade tiden och vilka som är med då. Ser att en som tackat "Ja" nu har skrivit "Kanske" istället. Det förbereder mig mentalt för att mest troligt ha en liten annan ingång i mötet. Tog mig 45 sekunder. Kom ju dessutom på en grej när jag körde som jag lägger till som en händelse för dagen efter (då jag ser att jag säkert kan lösa just den grejen). Den är extra viktig och får inte tappas bort imorgon så jag sätter en annan färg på den, tomatröd. Tog mig 30 sekunder. Lägger också en kort stund på att kolla igenom den länkade agendan från Google Docs som är för träffen med X innan lunch. Tog mig 75 sekunder. 

Vid parkeringen väl i Ed sitter jag kvar 30 sekunder och kollar dagen igen i kalendern i mobilen . Ser att jag glömt bjuda in en person till en kort avstämning på eftermiddagen. Kollar hens tillgänglighet via kalenderhändelse-skapandet och hittar en lucka. Skriver in adressen i kalenderhändelsen för där hen jobbar så att jag ska hitta dit, förlitar mig på att Google Maps hjälper mig. Det här mötet behöver vara irl.

Inför bokad tid med X (videomöte med en från en annan kommun) tar batteriet på min dator slut, laddaren är hemma. Jag sätter mig i en fåtölj och går in i mötet via Google Kalender-eventet i mobilens kalenderapp. Delar min skärm som planerat och vi utgår från det underlag jag har förberett i ett bildspel. Tog 0 sekunder extra mot att haft mötet via datorn.

När jag käkat upp lunchen sitter jag kvar i lunchrummet en stund och kollar eftermiddagen i kalendern. Ett möte på eftermiddagen blev just inställt och den luckan kollar jag via mobilens kalender om den går att använda för att träffa Z som inte jobbar i kommunhuset, hen verkar fri den stunden jag precis fick fri. Jag kör en kalenderinbjudan (videomöte läggs automatiskt till) och bifogar det kalkylark vi behöver tänka ihop kring. I beskrivningen skriver jag "Vi utgår från datan i kalkylarket här bifogat när vi träffas". I platsangivelsen skriver jag "Videomöte". För att påminna mig själv om vad jag inte får glömma på träffen skriver jag upp 3 saker i kalenderhändelsens anteckningsfunktion. Den kan Z se också, gör ju bara det hela än mer transparent. Tog 120 sekunder.

Eftermiddagen börjar med ett inplanerat arbetspass på 45 minuter för att förbereda ett utbildningstillfälle, självfallet ligger arbetspasset i kalendern.

När jag sätter mig i bilen för att åka hem kommer jag på att glömt boka en kort avstämning med Y dagen efter. Är trött och väljer att tala in texten i kalenderhändelsens rubrik och beskrivning i mobilen. Tar mig 60 sekunder inklusive lite tankeverksamhet. Jag slappnar av och lyssnar på en pod på resan hem, en P1 Söndagsintervju, dem här gången med Björn Ranelid."

O s v.... (jag är inne i kalendern mer än ovan nämnt, under en vanlig arbetsdag)

360 väl investerade sekunder utifrån exemplen ovan.

EFTERORD

Den digitala kalendern gör mig mer flexibel och tillgänglig på mina villkor, alltså utan att stressa mig. Oftast är kalendern i mobilen mitt förstahandsval. Men när jag arbetar vid datorn är det kalendern där som gäller. 

Jag missar väldigt sällan något jag sagt jag ska göra om det ligger i kalendern.

Kalenderhändelserna är nästan aldrig på en timme, de varierar mellan 15 minuter till 3 timmar. Det är mycket viktigt att planera in rätt luckor. Luckor behöver inte vara långa, de behöver dock vara lagom för vad jag behöver göra. Andas. Få lite luft. Sitta still och inte göra något. Läsa på något. Etc. Bara i undantagsfall har jag möten kloss an varandra.

Inför varje bokad tid i kalendern kommer det minst en popup-avisering i dator och mobil 10 minuter innan. Jag kan sätta fler aviseringar som epost/popup precis som jag vill. Det gör jag också, utifrån när det är extra viktigt med förberedelser inför en bokad tid. 

Det var länge sedan (2006) som jag hade en papperskalender. När jag hade det var det otaliga gånger jag blev mycket begränsad som chef när papperskalendern inte var med mig. 
Min digitala kalender kommer jag åt på vilken enhet med internet som helst. Så det är inte på något sätt en kris om jag inte har just min egen mobil eller dator. Den insikten ger mig ett lugn. 

På något sätt så inser jag nu när jag skriver att jag använder Google Kalender för att jobba med det 3-stegstänk som jag skrivit om tidigare, något jag har med mig från tidigare erfarenheter i livet. 

Vad ska jag göra nu? Vad behöver jag då?

Vad ska jag göra om en timme? Vad behöver jag då?

Vad ska jag göra om fyra timmar? Vad behöver jag då?

Den om 4 timmar blir ju "nu" efter 4 timmar. Det rullar på så att säga. Kallas nog agil framförhållning.

Jag arbetar 40 timmar i veckan och äter lunch 30 minuter varje dag och tar en kort fikapaus fm och em. Sover gott om natten. Mobilen är grundinställd på "Stör ej" mellan 22-08.

Släng papperskalendern, lär dig din jobb-kalender i dator/mobil. 

Låt oss alla ha rätt åtkomst till varandra som kollegor. Inte för mycket, inte för lite. 

Allt för att vi ska få mer gjort för de vi är till för, med mindre stress hängande över oss.

Vi i Dals-Eds kommun råkar också ha världens bästa digitala kalender. Vill du lära dig få till ett kalenderbeteende som passar just dig? Hör av dig! Kolla filmerna om Google Kalender i Träningscentret.

____________________________________

För övrigt är det så att kultur äter alltid strategi till frukost. Det finns strukturer som är bättre än andra.

Vad är då den rätta kulturen?

V 41 2019

Förväntningar, resurser och kreativitet

Personen i rött förväntade sig nog något annat när han pitchade den där idén för sin chef.

Chefen hanterar inte sin resurs rätt, han dödar istället kreativitet. 

Det dränerar effektivt en organisation på bra kompetens.

• Gör ni så idag ibland? 
• Om så, har ni råd att göra så? 
• Definitivt har ni inte rätt att göra så utifrån er organisations nyckeltal (KPI:er).
• Kan slå vad om att det mötet inte finns representerad i en Google Kalender-händelse i Dals-Eds kommun med en fil bifogad från Google Drive där chefen läst pitchen innan och det skett en kommunikation i dokumentet innan mötet.  

Humor är ett bra sätt att visualisera sämre beteenden. 

Vidare,

lite om olika sammanhang som gör att arbetslivet är särskilt roligt just nu:

• Frihet under ansvar i uppdraget rent generellt - i kombination med deltagande i relevanta team och upplevelser av relevanta uppföljningar.
• Mitt "Personliga Lärande-Nätverk" - för alla människor alltid helt och hållet till sin natur självvalt samt vars fenomen hänger ihop med "Konnektivismens"  tankar (startade av George Siemens/Stephen Downes tankar). Ref: PLN på engelska.
• Stor kreativ lust hos många viktiga funktioner i kommunen.
• Google Kalender är ett så himla bra nav för ordning och reda rent kommunikativt!

"Personligt Lärande-Nätverk"? Vad är det för mig? Det är de personer runt mig som jag har hög källtillit till avseende olika områden, privat som jobb som ideellt engagemang. 

Det är dessutom definitivt inte bara personer som tänker/uttrycker sig/har samma kompetens som jag. 

Det är inte bara personer jag träffat IRL.

Det är personer jag vill lära mig av och gärna även lära ihop med, över tid. 

Slutligen, 

ett exempel på en inte så bra bild rent kommunikationstaktiskt i ett viktigt än så länge doldis-projekt från SITIV som heter "Identitet och behörighet i federation VG".

Om man verkligen vill att alla ska förstå projektets grundpelare snabbt och sammanfattande med hjälp av en bild så skulle man ansträngt sig lite mer. Särskilt när man vet hur snabbt någon klickar bort saker de inte förstår.

Ibland måste man visa på sämre exempel för att kunna göra bättre själv. Kan lova att de inte testat bilden tillräckligt innan de valde den. Allt för få kommer att lägga energi på att förstå bilden och på så sätt komma ihåg projektets viktighet med hjälp av bilden. Det är väl det viktigaste syftet med att ha med bilder?

____________________________________

För övrigt är det så att kultur äter alltid strategi till frukost. Det finns strukturer som är bättre än andra.

Vad är då den rätta kulturen?

V 40 2019

Låt oss på riktigt slänga jobb-papperskalendern

Vi i Dals-Eds kommun har tagit klivet och har världens i särklass bästa digitala kalender för alla våra anställda. Vi har fått det till ett för oss förmånligt pris och har valt en högre säkerhetsnivå på licenserna än många andra kommuner (Business-nivå, jämförbart med Microsoft Office 365 E3). Den är tillgänglig även på privata enheter, om man använder den kalenderklient vi anvisar och har påslaget rätt säkerhetsnivå (skärmlås för mobila enheter). Om ni har en privat papperskalender och antecknar jobbsaker där är det väl samma sak att använda Google Kalender-appen i den privata mobilen och logga in på med jobbkontot? Gör det lätt för cheferna att göra rätt så kommer ni märka att allt flyter smidigare. Tips! Man blir inte störd av en digital kalender i en mobil så som av epost-flödet.

Vi vet att ca 170 anställda inte har fått sina konton i det nya verktyget än. Hör av er till er chef så bokar de in er dagtid hos IT-enheten eller mig. Det är 30 minuter det handlar om. 30 minuter och ni kommer märka större delaktigt i arbetslivet. Vi gör t o m hembesök om ni så vill! Jag var ute förra veckan hemma hos en sjuksköterska som jobbar natt och som gärna ville igång. Alla nya som börjar fångar vi in. Men det finns som sagt en hel del kvar därute som inte är igång.

Nu när vi är där med den här fantastiska möjligheten är det dags att optimera användandet av just den här digitala kalendern. Den är navet för så mycket på användarnivå vad avser kommunikationen "mellan chef och anställd", "inom ett team" och "mellan anställda". OBS! Vi är medvetna om att en del yrkeskategorier i sin profession mot patienter/elever arbetar i andra planeringsverktyg. När det gäller elever finns det ett färdigt billigt/hållbart/säkert förslag för att få in schemapositioner (ex Eng 8A Sal X - Tis 08:30-09:10) rätt in i lärarens och elevernas Google Kalender, populerade med rätt personer som faktiskt ska vara på just den lektionen. Men, nuläget på alla fronter påverkar inte målet att vara aktiv i Google Kalender för övriga delar av jobbet. 

Tänk er om man alltid kan lita på att i kalenderhändelsen kunna få reda på, via mobil eller dator, det man behöver för att vara så förberedd man behöver för att möten ska bli bättre!

• Syftet med mötet (Rubrik och Beskrivning)
• Vilka som deltager (J/N/Kanske) - helt avgörande för allt att man agerar på alla kalenderhändelser
• När det är
• Var det är via exakt platsangivelse (Google Maps)
• Vilket dokument som behöver läsas innan. 
• Möjligheten eller ej att vara med via video istället för fysiskt.

När cheferna ser att alla anställda svarar på kalenderhändelser blir chefen sugen på att fylla kalenderhändelsen med allt det där goa som står ovan. Och om plats ändras några timmar innan mötet så är det via kalenderhändelsen de anställda får reda på det. 

Det är Google Kalender man ska använda på alla enheter (mobil/platta/dator) för att få full funktionalitet.

Inte Apples egen kalender-klient på mobilen. Inte Samsungs. Inte Mac-kalenderklienten på en Mac-dator. Etc...

"...världens i särklass bästa digitala kalender för alla våra anställda"

Gör det här och bidra till att vi tar ett stort kliv framåt avseende den effektivitet och stressminskning vi alla så väl behöver. 

Enkelhet i det stora hela: Skapar vi en kultur där kalenderhändelsen alltid är korrekt, tydlig och innehållsrik så kommer det andra av sig självt. Organisatören av en kalenderhändelse har ett stort ansvar och de inbjudnas ansvar är (nästan) lika stort.

____________________________________

För övrigt är det så att kultur äter alltid strategi till frukost. Det finns strukturer som är bättre än andra.

Vad är då den rätta kulturen?

V 39 2019

Digital kalender (mikrodetalj, men sådan presumtiv makroeffekt) -  Informationsklassning (makrodetalj, men sådan uppenbar mikrokomplexitet)

De sex enkla maskinerna för hög effekt är skruven, hävstången, kilen, hjulet, blocket och det lutande planet. Nedan kommer jag beskriva en skruv och en hävstång. 

Nu efter två (maj och september) mätningar kring användarupplevelsen med Google Suite som kontorsstöds-applikation så kan vi konstatera att det var inte svårt att gå över och det är många som verkligen tycker det är enkla och bra verktyg de fått. Det bubblar av framför allt kreativa chefer, IT-tekniker och IT-hjälpare som effektiviserar arbetsflöden med Google Formulär och dess svarskalkylark, Hangouts Meet via Kalendern, Google Sites, Hangouts Chat, Google-grupper, Delade enheter i Drive och säkerhetsinställningar i adminkonsollen m m. 

Fokus nu på ett användarplan är att få över alla till att bara jobba i Google Kalender på mobil och dator. Få bort papperskalendern alltså. Det innebär också att få bort fel kalenderklienter i mobiler. 

Den digitala kalendern är en sådan bra skruv som befäster den digitala hantverkskunskapen. Där samlas exakthet i realtid kring var man är när och vad man ska ha med sig och vilka som behöver veta vad för att kunna vara med IRL eller URL. Den inbjuder till mindre oro över att ha glömt något, flexibilitet, snabba möten, påminnelser kort inpå eller efter mötet och god kommunikation. Till en kalender-händelse kan man koppla in världen med hjälp av länkar, videomöten hängs automatiskt på så fort man bjuder in någon, man bifogar enkelt saker från sin Drive oavsett om det är från min egen bokhylla/ett teams bokhylla /något som är delat till en, man kan hänga på resurser i organisationen såsom bilar och lokaler och man kan givetvis tala om exakt var mötet är med hjälp av klickbara kartor som öppnar Google Maps åt dig. Googles Kalender på mobil såväl som dator är inte som alla andra kalendrar, den är i världsklass.

"...en sådan bra skruv som befäster den digitala hantverkskunskapen"

Den digitala kalendern är en bra skruv.  Informationsklassning är en bra hävstång för att förvalta system rätt. Förvaltar man system rätt så använder man skattebetalarnas pengar rätt, man visar respekt gentemot känslig data såsom exempelvis sekretessbelagda ritningar och daganteckningar från Socialtjänsten och man får bättre kvalité på de verktyg som man ska använda för kundernas bästa.

Det är informationsägaren som ansvarar för att informationsklassa informationstillgången. 

Det är IT-chefen som talar om vad det kostar för att skydda informationstillgången utifrån informationsklassningen, både tekniskt och organisatoriskt.

Det är systemägaren som betalar.

Om man inte har råd att betala för det skyddet som behövs måste man göra riskanalyser och förstå att de få pengar som finns måste främst läggas på de informationstillgångar som ingår i kritiska leveranser. Har man inte råd att ens lägga pengar på rätt skydd för de kritiska leveranserna, då är man illa ute. 

Ett par kritiska leveranser: Att hemsidan kan vara uppe 24/7, att hemtjänstens brukare med trygghetslarm har funktion 24/7 och att underhåll av elleverans till kommunens vattenpumpar fungerar 24/7. I alla dessa leveranser ingår informationstillgångar i informationsflöden som måste skyddas. Om man inte informationsklassar informationstillgångarna så har man ingen chans att förstå det. Allt börjar och slutar med rätt informationsklassning.

Har man en dålig systemförvaltning så är det väldigt troligt att man lägger pengar på fel saker. För högt skydd där det inte behövs. Onödiga/fel system och systemintegrationer köps in. Rollerna i systemförvaltningen blir inte korrekt bemannade. Man har inte råd att prioritera kontinuitetshantering avseende de kritiska leveranserna. 

Så man kan förenklat säga att utan informationsklassning kan man aldrig garantera kontinuitet för de kritiska leveranserna.

#Informationstillgång #Informationsföde #Informationsklassning #Informationsägare #Systemägare  #Kritisk leverans #Riskanalys #Kontinuitetshantering

"Informationsklassning är en bra hävstång för att förvalta system rätt"

____________________________________

För övrigt är det så att kultur äter alltid strategi till frukost. Det finns strukturer som är bättre än andra.

Vad är då den rätta kulturen?

V 38 2019

Versionshistorik, utrullningsrutiner och försvar av den svenska demokratin

Vi har en längre tid använt oss av olika versionsnummer för att beskriva faserna i vårt bygge av den nya IT-designen. Här är en skiss som beskriver nuläget just nu, med nyckelorden "just nu". Exempelvis, självfallet finns det fler versioner i 2.0-serien men det är så här långt vi vet nu. En sådan här bild hjälper oss att hålla i hatten när det blåser, att sitta lugnt i båten och göra rätt saker i rätt ordning på rätt sätt. En kollega i Försvarsmaktstiden lärde mig att tänka i 3-steg hela tiden, framför allt när det är riktigt stressigt. Det går ut på (i min kontext nu) att simultant alltid veta vad jag gör just nu, vad jag ska göra imorgon och vad jag ska göra nästa vecka. Kollegan lärde mig det när vi övade strid i bebyggelse, då gällde mycket snabbare vad jag gör nu, hur jag ska tänka i nästa rum och i nästa rum efter det, alltså ett tidsspann på 90 sekunder med 3 olika lägen som alltid mentalt rullade framåt. Vad avser bilden nedan så kan man säga att de orangea bilderna speglar komponenterna i det 3-stegstänket just nu. Färgerna reprenterar områden som är klara, på gång och ännu ej planerade.

När man lanserar något måste man fatta ett informationsbeslut och ett beslut om kommunikationsinsatser. Kanske kan man lära av andra. Exempelvis hur Google kommunicerar vid lanseringar. Läs exempelvis det här blogginlägget, lär av de duktiga. Vad är det som ändras? Vilka påverkas? Hur påverkar det användarna? Behövs det igångsättningsrutiner? Ytterligare detaljer. Hjälpfulla länkar. När händer det?

Regeringens särskilde utredare Carl Heath var i Dals-Ed i veckan. Han utreder hur vi kan stärka samhället mot desinformation - propaganda - näthat och träffade tjänstemän och politiker för en halvdags workshop. Mycket givande injektion. Inget samhälle är immun mot dessa saker. Vi måste vara vaksamma. Läs mer på utredningens hemsida.

____________________________________

För övrigt är det så att kultur äter alltid strategi till frukost. Det finns strukturer som är bättre än andra.

Vad är då den rätta kulturen?