V 12 2021

Ett ryck inspirerat av personlarm

När det gäller behov från verksamheten om någon form av tekniskt system borde man faktiskt som Systemförvaltningssamordnare (en av mina roller) börja använda "5 Whys"-tekniken.

I veckan hörde jag talas om ett behov från upphandlaren i kommunen. Ensam arbetande nattpersonal behöver personlarm.  Personal går direkt mot leverantör och ber om offert. Känner ni igen er från era verksamheter?

Det resulterade i en bra dialog i Hållbarhetsstaben och jag gjorde en förklarande bild i 5 steg som visar på "Från verksamhetsbehov till implementerat datorsystem". Den kommer väl till hands i och med Hållbarhetsstabens nya del av Intranätet som publiceras i början av maj. Bilden är scrollbar i sidled på dator och zoomningsbar efter klickning på mobil.

Det resulterade även i att 6 nya uppdragsbeskrivningar blev publicerade på vårt intranät:

- Systemförvaltningssamordnare

- Systemägare

- Systemförvaltare

- Informationssäkerhetssamordnare

- Informationssäkerhetskoordinator

- Informationsägare

Har vi några goda exempel då? Jamen visst! Här kommer två:

- Systemförvaltare som frågade IT-chef om en hot- och riskanalys p g a deras nya ambitioner med datorsystemet.

- Systemförvaltare som rådfrågade Informationssäkerhetssamordnare när leverantör ville byta lagringsplats från Sverige med svenska ägare till Holland med amerikanska ägare.

Måste nog också skriva något efter förra veckans miniavstämning efter 17 kvartal i Dals-Ed. Kommunen är så liten att den har i stort sett alltid ett behov av att vara minimalistisk. Det är hand i handske med att vi alltid försöker göra saker bra och billigt (då går det ju inte också att göra dem snabbt). I vart fall inte i 9 fall av 10 när det kommer till processutveckling med stöd av digitalisering. 

Så, jag får se på mina åtta roller som att de alla bidrar positivt utifrån ett minimalistiskt perspektiv. De rollerna hjälper oss som organisation att åtminstone försöka göra så rätt som möjligt utifrån den digitala agendans sju breda påståenden. Vi har alltså ett positivt uppsåt i allt vi gör gentemot god ordning och reda på digitaliseringsresan. Skulle jag vara i en större organisation skulle det finnas fler vattentäta skott och mer revirpinkeri. 

Gräset är oftast inte grönare på andra sidan. Gräv där du står. Bocka dig så djupt att den höge herren ej ser dig le. 

För övrigt är det så att god såväl som dålig kultur äter strategi till frukost. 

Dålig struktur urholkar god kultur och förstärker dålig kultur.

Hur odlar vi rätt sorts kultur som bidrar till god struktur?

V 11 2021

 Så viktigt göra rätt saker när man vet att man inte räcker till på tilldelad tid

Min tilldelade tid är 80% och omfattar just nu åtta roller. När jag började 2017 hade jag en roll. Efter lite itereringar av texten inser jag att det här blogginlägget blir lite av en miniavstämning efter nu snart 17 avverkade kvartal i Dals-Eds kommun. Läs mer nedan. 

Läs även nedan om varför staden Moskva är central i tanken om sätt att se på prioriterings-taktik.

I skolan säger man ibland att en elevassistents uppdrag är att göra sig själv onödig. Man ska se sig som hjälp till självhjälp. För i skolan behövs det fler lärare, inte fler elevassistenter. Det är min syn som före detta rektor. All respekt åt dem som tycker/tänker olika. Med det sagt, i vissa fall vid komplexa funktionsvariationer hos en elev behövs det självfallet mer statiskt stödjande/vårdande i skolan som inte ska vara en lärarresurs. 

Ett sätt för att göra mig själv lite mindre efterfrågad kring precis alla frågor runt digitalisering i kommunen är att försöka stärka organisationen med smarta roller som kan hjälpa till och att jag blir som senior support.

• En sådan roll är Informationssäkerhetskoordinatorn på förvaltningsnivå. 

• En annan sådan roll är IT-hjälparna i kommunen. 

Ett annat sätt är att ta fram och förankra riktigt bra styrdokument

• Några sådana är den Digital Agendan (läs mer nedan), Behörighetspolicyn och Kommunikationspolicyn. 

Ett tredje sätt är att förse kommunen med användarvänliga system som är ihopsydda med andra system.

• Ett exempel på det är IT-design 1.0-3.0 under 2019-2022.

Jante vilar tungt över många organisationer. Det vill säga, man ska inte lyfta för tydligt allt man jobbar med och gör. Jag är tvärtom, ju tydligare desto bättre tycker jag. Har till och med i mejlsvar börjat fetmarkera den rollen av mig som svarar. 

Rollerna nedan i min interna epostsignatur är statiska roller som måste finnas i organisationen. Det vill säga behovet försvinner inte under en överskådlig framtid. 

• Digitaliseringsstrateg
• Informationssäkerhetssamordnare
• Systemförvaltningssamordnare
• Systemförvaltare Google Workspace
• Delsystemförvaltare Stratsys/Förvaltning IT

V 10 2021

 Iterera fram bra produkter

I måndags var det internationella kvinnodagen och då jag har ett serviceavtal med Kvinnofolkhögskolan i Göteborg  måste jag bara citera ett stycke därifrån: 

"Kvinnofolkhögskolan uppmärksammar som vanligt den Internationella Kvinnodagen hela veckan. Idag påminner vi varandra hur mycket som har hänt under 100 år av feministisk kamp och hur mycket återstår att göra. Idag firar vi en viktig dag, imorgon och de resterande dagar på året fortsätter vi kampen."

 I veckan har vi bland annat hållit på med avstämningar kring vår intranätsida som ska beskriva hållbarhetsstabens funktioner och arbetsområden. Först provade jag gemensamma workshoppar men har nu övergått till 1:1-avstämningar. Vi har ingen tydlig beskrivning från beställaren men vi vet på ett ungefär och itererar fram arbetet. Det finns noll prestige och de jag gör avstämningar med är väldigt kompetenta, inte bara i sitt spår utan även kring helheten. Vilket i sig är ett bra kvitto på en fungerande stab. Ett frågetecken som uppstår som jag som produktägare och/eller SCRUM-master får hantera är vad som ska ingå i release 1, vad som komma skall och vad som "bara" är en idé som får vara i frysen tills vidare. 

Vi har också i veckan itererat fram ett bra mål för vår IT-design 2.2 tillsammans med vår leverantör Cybercom. Det omfattar: 

• en anpassning mot vårt nya Löne- och Personaladministrationssystem eCompanion
• en mjukstartare av konton i MS AD och Google
• en fullständig HSA-anslutning (läs här vad HSA är för något)
• en uppgradering av Cybercom Directory Administrator från 1.8 till 1.10.2 inklusive att ha utökat vår testmiljö.

V 9 2021

 Tillgänglighet 

I veckan har jag bland annat textat Youtube-klipp inom utbildningskonceptet Aktivt medarbetarskap från vår HR-enhet. 14 filmer à 2-5 minuter och jag har gjort 3 av 14 nu. Det tar tid att göra rätt. Ska man texta ska man inte göra det halvdant. Jag använder mig av gratisverktyget textamig.se på webben och då krävs mycket efterarbete (små korrigeringar i nästan varje timebox). 

Textning utförs utifrån ett tillgänglighetsperspektiv för de man vill ska nås av klippet. Man lär sig väldigt mycket på att texta en film för att man måste lyssna så noggrant på allt som sägs. Så om du har en egen Youtube-kanal där du publicerar klipp, prova att lägga till undertexter. Man kan göra det manuellt eller via att överföra en fil (exempelvis från textamig.se).

När man har en Google Workspace-domän kan man skaffa en varumärkeskanal på Youtube. En varumärkeskanal på Youtube kan till skillnad från en vanlig Youtube-kanal administreras av flera personer. Idealiskt för en organisation alltså. Vår Youtube-kanal i Dals-Eds kommun är en varumärkeskanal. Den är exempelvis basen för alla våra instruktionsfilmer i vårt Träningscenter på Intranätet. Vårt Träningscenter finns för att personalen ska ha en hög tillgänglighet avseende hjälp till självhjälp.

FVM står för Framtidens VårdinformationsMiljö och är ett gemensamt nytt stort system för informationsöverföring, elevhälsojournaler och journaler i kommunal hemsjukvård som ska driftsättas för etapp 1 (3) under 2022. Vår kommun (som är i etapp 3) har valt hela paketet, samma val som exempelvis Bengtsfors, Färgelanda och Vänersborg i vårt närområde. Av alla 49 kommuner i VGR så vågade/ville bara 9  kommuner det. Det kommer vara en fördel för oss på många sätt, inte minst ur ett rekryteringsperspektiv. Men allra mest för invånarna.

Under veckan har jag drivit på så att det nya breda kompetensrådet hos kommun-FVM/Västkom även ska omfatta kontinuitetsplanering. Nu omfattar det juridik, dataskydd, informationssäkerhet och kontinuitetsplanering. Om det är något som kan beskriva vad kontinuitetsplanering är till för så är det för att upprätthålla rätt tillgänglighet. Jag är numera "extern konsult" i FVM-programmet som ensam deltagande kommunrepresentant i Arbetsgrupp Kontinuitetsplanering och har lämnat Dataskyddsombuds-rådet.

I veckan så har det varit Ledarforum, en återkommande konstant som bränsletillförsel för alla våra arbetsledare i kommunen. Jag designade genomförandet av punkten "Systemförvaltningskonferens" med en stark tillgänglighetsvinkel. Hur skulle jag lägga upp det så att det jag sa, det vi gjorde ihop skulle få fäste hos cheferna på riktigt? Jag skulle göra min punkt tillgänglig för deras sinnen. Utifrån feedbacken verkade det som att vi lyckades bra. Tillgänglighet är brett och är en stark ledstjärna för mig.

"Tillgänglighet är brett och är en stark ledstjärna för mig."

För övrigt är det så att god så väl som dålig kultur äter strategi till frukost. 

Dålig struktur urholkar god kultur och förstärker dålig kultur.

Hur odlar vi rätt sorts kultur som bidrar till god struktur?