V 8 2019

Lära känna organisationen, bygga systemförvaltardokumentation och kommunicera med ledningsgruppen

Det börjar märkas att det bara är en dryg månad kvar till vår Go Live 25/3 för G Suite i hela kommunen (anställda). Vi gör nu tillsammans med leverantören en skiss över den månadens WBS (work based structure) för att verkligen göra rätt saker på rätt sätt i rätt ordning på rätt sätt. När tiden blir knapp minskar också synfältet något. En WBS är en strukturerad flödeskarta med bara verb. Exempelvis är det en stor skillnad på att på en tankekarta skriva "Adressbokssynk" och att på en strukturerad flödeskarta skriva "bygga adressbokssynk". Verbtanken i sig gör att man mer fokuserar på vad man måste göra. För "Bygga adressbok" får ett ett par saker, även de i verbform, under sig som då på något sätt bara hamnar i rätt ordning. "Slutrutan" i ett specifikt flöde är inte i verbform, det är målläget. I vårt exempel kan vi säga "Adressbokssynk testad och färdig". Prova nästa gång ni ska strukturera något!

De korta (30 minuter) men intensiva igångsättningspassen med anställda (115 st på 17 dagar), i grupper inte större än 3-4 personer, är väldigt effektiva. Vi möter nu personal från alla kategorier vi aldrig hade nått annars på ett sätt som är helt rätt. Nära, individuellt och med hög kvalité. Om vi istället hade gått ut exempelvis till hemtjänsten på en APT och träffat 20 personer tillsammans hade vi inte lyckats med det vi vill, få dem i "nätet" på rätt sätt från början. Det lilla laminerade dubbelsidiga plastkortet med riktlinjer och information kommer bli en konstant för nyanställda, även efter våra inledande 119 pass. Just nu finns en anställd på biblioteket som sitter och massproducerar dem.

Ett exempel på verb i ovan nämnda WBS är "kommunicera med ledningsgruppen". Det gör jag och den tekniske projektledaren nu varje vecka med kommunledningsgruppen. Nästa vecka handlar det om kompabilitet mellan vår nya hybrid-lösning (G Suite + windowsmaskiner + Microsoft Office + Microsoft AD) mot andra verksamhetssystem. Veckan därpå ska vi visa våra tankar kring kompetensutvecklings- och systemförvaltningsplan. I kommunikation finns ingen avsändare eller mottagare, bara medansvariga.

Vi har nu i ett Team Drive en bra påbörjad systemförvaltar-dokumentation kring G Suite i de 3-4 domäner vi har (kommer att ha). Ledningsgruppen har självfallet "Läsa"-behörighet där, tillsammans med alla viktiga inblandade strukturpersoner i kommunen. 

I april åker vi upp till SETT-veckan (minst 1 person men förhoppningsvis flera) för att omvärldsbevaka på läromedelsmässan i Stockholm, inom ramen för skolförvaltningens arbetsgrupp kring digitala läromedel. Inte en en resa för att gå på dyra föreläsningar utan bara för att omvärldsbevaka med specifika spaningsfrågor mot leverantörer. Mässan i sig är gratis.

"I kommunikation finns ingen avsändare eller mottagare, bara medansvariga"

_____________________________________

För övrigt är det så att kultur äter alltid strategi till frukost. Det finns strukturer som är bättre än andra.

Vad är då den rätta kulturen?

V 7 2019

Kommunikation, tillit och resultat

Nu ska jag försöka informera lite om andemeningen i det jag gör till stor del just nu i Dals-Eds kommun. Min förhoppning är att det bidrar till än mer tillit och ännu bättre kommunikation. Med det sagt, just de sakerna är inte dåliga idag, men det är något mycket viktigt som man alltid måste jobba hårt på. 

Jag har aldrig varit med och byggt en hel organisations IT-design tidigare. Nu är jag med om det. Däremot har jag under sex år 2011-2017 byggt skolans IT-design på Orust med stor framgång. Jag är i grunden en van chef/ledare och en hybrid mellan precis lagom informationssäkerhet och hög användarvänlighet. Det tål att benas ut lite. "Precis lagom" och "hög" är de viktiga orden. För mig är verkligen hög användarvänlighet för slutanvändaren A och O. En "slutanvändare" för mig kan vara både en vanlig användare och en med en admin-roll i ett system. Då blir faktiskt också arbetet med informationssäkerhet runt våra informationstillgångar så mycket enklare. Folk som har det bra försöker inte snedda i kurvorna så mycket. Är det i slutänden lätt att göra rätt så blir det bra. 

Som projektledare i Dals-Ed 2019-2022 för införandet av en ny IT-design, inklusive automatisering av livscykelhantering av användare och införandet av Google Suite för alla, har jag en teknisk projektledare (IT-chefen) vid min sida, en IT-enhet och mycket erfarna leverantörer (facilitatorn Atea som vi har leverantörsavtalet med, samordnande underleverantören Online Partner och deras integrationsexperter hos Cybercom). Dessutom är nu ett samarbete upprättat med Combitech AB som i projektet ska jobba med oss avseende informationsanalys, klassning, risk- och sårbarhetsanalys och säkerhetsmål. Självfallet jobbar vi i det arbetet via Google Meet och ett Team Drive. Under 2017-2018 bedrevs av mig (eller med stort stöd av mig) nulägesanalys, omvärldsbevakning, beslutsfattande (kommunens ledningsgrupp och Kommunfullmäktige), upphandling/avtalsskrivande (via SKL Affärsconcept) och inledande beställningar. Jag arbetar totalt 80% inklusive rollen som informationssäkerhetssamordnare (CISO).

Det finns många processer som måste fungera hela tiden i ett sådant projekt när man berör en hel organisations digitala hjärta för merparten av användarna, de så viktiga vardagliga verktygen för kommunikation och samarbete (mejl, chatt, videomöten, officeprogramvara, personlig lagring, teamenheters lagring, känslig lagring, kalender, intranät). Självfallet finns det många tolkningar av vad ett digitalt hjärta är. Jag föringar här inte internetåtkomst, krypterade nät, brandväggar, serverlösningar med batteribackuper, spamfilter, databackuper, övervakningsverktyg m m. Det finns många delprocesser. Mycket som måste hända innan det andra ska hända. Det finns alltid många synpunkter. Man kan se det som händer utifrån många aspekter. Dessutom i en sådan minimalistisk kommun som Dals-Ed (4800 invånare) måste man göra det BOB (billigt och bra). Det här är en klassisk bild med tre faktorer som är en grund för ett projekts förutsättningar. Vi i vårt projekt gör det minimalistiskt utifrån kostnad, inte kvalité. Då tar det lite längre tid att bli klar. 2022 ska vi vara "klara". 2019 ska vi ha en så smart start som bara möjligt är. 

"2022 ska vi vara klara"

Nu gäller att både implementera den här nya IT-designen på ett klokt sätt och på köpet visa på hur en systemförvaltarorganisation ska se ut. Systemägarskap, systemförvaltare, systemadministratörer, superanvändare och slutanvändare, alla ska veta sin roll och sitt ansvar. Det handlar om att ansvar delegeras ut så långt i organisationen som är möjligt, för ansvar långt ut ger bra effekt på många plan. I en driftsättning av en ny IT-design som måste fungera parallellt med befintlig miljö och dessutom vara relativt billigt avseende externa konsultkostnader sker den delegeringen medvetet lite långsamt, successivt och genomtänkt. 

Vissa saker kan man som användare på chefs-/kvalificerat administrativ nivå inte bestämma om, vissa andra saker kan man påverka. En del är dock så hungriga och otåliga (och tro mig, det kan jag förstå) att man ser inte skogen för alla träden. Men snart lättar dimman. Jag anstränger mig så mycket jag kan för att oavsett medie som kommuniceras i upprätthålla dialogen som fenomen. Dialog kommer från grekiskan och betyder "genom samtal". För att dialog ska vara möjligt behöver ett par normativa (styrande) saker bli "viklart" för minst alla nyckelpersoner istället för "självklart" bara hos mig. Jag försöker verkligen leva efter vissa saker som Percy Barnevik skriver om i sin bok "Ledarskap - 200 råd". Bland annat det att aldrig skicka mejl när det troligen handlar om något svårsmält för mottagaren. Ibland dock kan det vara svårt att se rätt i spåkulan om det kan tänkas vara svårsmält eller inte. Och tiden finns ganska sällan att vänta ut att få tag i någon mellan fyra ögon eller fyra öron.

Det här kan man just nu som användare inte bestämma om:

• Man kan inte skapa Team Drive (TD) själv. Det gör systemadministratören. Varför? Vi är inte vana att jobba med Google Drive. Att släppa det helt fritt skulle bara skapa massa städjobb och otydlighet på alla plan. Inte överallt, men på tillräckligt många ställen. Bättre med ett smart gemensamt grundtänk för att komma igång med det viktigaste först på rätt sätt.

• Vad ett Team Drive (TD) ska heta är oftast inte valbart (undantag är tillfälliga eller permanenta horisontella TD, där gäller mer frihet). Varför? Det kan stöka till mer än det gör nytta så här i uppstartsfasen. Många (de flesta så här i uppstarten) TD har dessutom en Google-grupp som medlem med "Läsa"-behörighet. Google-grupperna hanteras avseende vilka medlemmar de ska ha från vår nya synklösning och behöver heta samma som det TD den "tillhör". Namnändringar blir alltså känsliga och behöver hanteras av en systemadministratör.

• Hur ens egen förvaltnings intranätsida ska byggas ut. Varför? Först och främst måste intranätets systemförvaltare Lennart Zetterlund få träffa alla som ska kunna redigera sin egen förvaltnings intranätsida. Dessutom, design ska främja tillgänglighet och en hög igenkänningsfaktor mellan förvaltningarnas intranätsidor är pedagogiskt riktigt.

• Hur nyhetsbloggen på varje startsida på intranätet ska se ut. Varför? Design ska främja tillgänglighet och en hög igenkänningsfaktor mellan förvaltningarnas nyhetsbloggar är pedagogiskt riktigt.

Det här kan man just nu till del vara med och bestämma om:

• Mappstruktur i de Team Drive (TD) där man minst har behörighet "Deltagare". Varför bara "till del..."? Ett TD är något mer beständigt än Min enhet på Google Drive. Det är teamet som äger datan. Det ska vara enkelt att hitta i. En grundregel i kommunen är att inte ha ett dokument på flera ställen än ett. Vi måste exempelvis börja lita på att kommunövergripande dokument går att hitta i det TD som är kommunövergripande. Det finns stora fördelar att mappstruktur i TD följer vissa riktlinjer, bl a hur "Arkiv"-funktion ska se ut. Design ska främja tillgänglighet och en hög igenkänningsfaktor mellan de allra flesta TD:s mappstrukturer är pedagogiskt riktigt.

Det här kan man just nu helt själv bestämma om:

• Som chef/anställd med projektledaransvar kan man påverka vilka Team Drive som ska finnas. Varför? För att ett team som jobbar ihop ska ha de bästa förutsättningarna och då är ett TD en bra ingrediens.

• Som anställd har man total frihet över hur man organiserar sin egen Min enhet i Google Drive. Varför? För att att alla har sitt eget behov av ordning och reda. Det gäller i allra högsta grad även för GMail och Kalendern. OBS! Man får inte ta in några känsliga personuppgifter i något verktyg i Google Suite. Det finns (och finns inte det vänder man sig till sin kollega eller chef och frågar) andra lagringsmöjligheter för det.

"Är det i slutänden lätt att göra rätt så blir det bra"

_____________________________________

För övrigt är det så att kultur äter alltid strategi till frukost. Det finns strukturer som är bättre än andra.

Vad är då den rätta kulturen?

V 6 2019

Elefanter i rummet, digitala läromedel och teambyggande

För mig som relativt ny tjänsteman i Dalsland var det väldigt befriande och givande att i fredags träffa alla IT-chefer i vårt landskap tillsammans med ett par kommunchefer och digitaliseringsstrateger. 

Vi benade ut och var överens om den stora skillnaden principiellt mellan IT och Digitalisering. 

Även om att det självfallet hänger ihop när man väl pratar verkliga processer i vardagen såväl som i utvecklingsfaser. 

Även att det nog är verksamhetsnära Digitalisering vi främst ska låta vårt kommande utvecklade samarbete utgå från. 

När väl det var klart blev det en förlösande stunds prat om ett par elefanter i rummet. Det handlar om val som enskilda kommuner gjort genom åren där kanske de andra förväntat sig något annat gemensamt. 

Magnacura i Färgelanda (istället för Procapita som de andra har) samt Microsoft O365 i Mellerud/Google Suite  i Dals-Ed (istället för något samlat digitalt kontorsstöd för alla). Vi är lika men ändå olika. Det var en bra dag som kommer mynna ut i mer konkret samarbete för verksamheternas bästa.

"...konkret samarbete för verksamheternas bästa..."

Skolan i Dals-Ed tar nu under 2019 ett helhetsgrepp för att kunna erbjuda lärare och elever ett samlat paket digitala läromedel, smart kopplat till den digitala programvara de redan har med G Suite. Eventuellt kan nya ramavtalet från SKL, "Läromedel 2017" hjälpa oss. Definitivt ska vi bjuda in kollegor från de andra Dalslands- (och V8) kommunerna till vår projektyta i Team Drive (G Suite). Processen leds av skolförvaltningens utvecklingsledare och jag stöttar med de bitar jag är bra på. 

"...smart kopplat till den digitala programvara de redan har..."

Man ska bygga team i en organisation utifrån en tanke om mål, hur man vill de ska ledas och vilka som får göra vad i en tydlig struktur. Det är så skönt då att ha ett digitalt applikationspaket som G Suite som hjälper till på ett sådant smart sätt. Ett team har ett eget Team Drive. Man sätter olika behörigheter för medlemmarna i det och alla medlemmar kan minst läsa allt som finns inne där. Medlemmarna är med sina personliga jobb-konton med i en gruppepostadress speciellt för det teamet. Man behöver ingen gemensam kalender för teamet för den personliga kalendern är så dynamisk. En kalenderhändelse har alltid ett videomöte inbakat i sig och om man då bjuder in gruppepostadressen så har man alla med. Om någon teammedlem slutar så är det inga problem för datan, teamet äger den. Ingen installerad programvara behövs utöver webbläsaren Chrome. Just nu håller vi på att jobba med förvaltningarna så att rätt Team Drive är uppstartade från början en stund innan "Go live" 25/3-19.

"...bygga team i en organisation..."

_____________________________________

För övrigt är det så att kultur äter alltid strategi till frukost. Det finns strukturer som är bättre än andra.

Vad är då den rätta kulturen?

V 5 2019

Etiketter, Steven Segal och Nalle Puh

Rätt etikett ger ordning och reda - blir enklare fokusera på rätt saker

Sällan har etiketteringen varit mer rätt än den här gången, då menar jag #Q9 Verkstad i det här blogginlägget. Sedan 2017 när jag började i Dals-Ed har jag varje vecka skrivit blogginlägg med flera etiketter där alltid kvartalet är med en unik döpning. 

Nu är verkstaden igång så att verksamheten märker det på riktigt i form att våra introduktionsutbildningar i Google Suite för alla anställda har dragit igång, målet för IT-designen är förankrad och Go Live är satt till 25/3 för Google Suite, det nya digitala kontorsstödet. 

Våra nyhetsbrev i vårt kommande intranät är via det här verktyget Blogger och självfallet är etiketteringen även där en viktig detalj för tillgänglighet, det blir lättare att hitta i det arkiverade materielet.

Även i GMail är det så skönt om man alltid ser till att sätta en etikett på alla mejl. Man skapar dem själva utifrån inkommande, utgående eller regelskrivande (filter). 

"Nu är verkstaden igång..."

Antaganden om var Steven Segal är

Klarade i veckan med god marginal tenta 6 av 7 i kursen "Utvecklare/Samordnare Informationssäkerhet". En härlig anekdot från helgens internat (ett internat är 3 dagar och inleds alltid med en tenta) som handlar om förändringsledning lyder som titeln på det här klippet. Man kan skratta åt att antaganden är modern till alla misslyckanden. Eller så kan man ta åt sig det och grunda (verbet) beslut lite bättre. 

"...grunda beslut lite bättre"

Varför, hur, ramar och avslut

"Om man inte vet vart man ska är det ingen idé att skynda sig. Man vet ändå inte när man är framme."

Vem som sagt det vet nästan alla. Förändringsledning hamnar mycket om att från början hitta och kommunicera "varför" i alla projekt och processer som ska startas. Sedan behövs rätt analyser, rätt organisation, rätt ramar och god metodik för kunskapsåterföring.

Om inte "varför" är viklart, hur ska vi få människor att jobba självständigt (effektivt)?

"...hitta och kommunicera "varför" i alla projekt..."

_____________________________________

För övrigt är det så att kultur äter alltid strategi till frukost. Det finns strukturer som är bättre än andra.

Vad är då den rätta kulturen?