Låt oss på riktigt slänga jobb-papperskalendern
Vi i Dals-Eds kommun har tagit klivet och har världens i särklass bästa digitala kalender för alla våra anställda. Vi har fått det till ett för oss förmånligt pris och har valt en högre säkerhetsnivå på licenserna än många andra kommuner (Business-nivå, jämförbart med Microsoft Office 365 E3). Den är tillgänglig även på privata enheter, om man använder den kalenderklient vi anvisar och har påslaget rätt säkerhetsnivå (skärmlås för mobila enheter). Om ni har en privat papperskalender och antecknar jobbsaker där är det väl samma sak att använda Google Kalender-appen i den privata mobilen och logga in på med jobbkontot? Gör det lätt för cheferna att göra rätt så kommer ni märka att allt flyter smidigare. Tips! Man blir inte störd av en digital kalender i en mobil så som av epost-flödet.
Vi vet att ca 170 anställda inte har fått sina konton i det nya verktyget än. Hör av er till er chef så bokar de in er dagtid hos IT-enheten eller mig. Det är 30 minuter det handlar om. 30 minuter och ni kommer märka större delaktigt i arbetslivet. Vi gör t o m hembesök om ni så vill! Jag var ute förra veckan hemma hos en sjuksköterska som jobbar natt och som gärna ville igång. Alla nya som börjar fångar vi in. Men det finns som sagt en hel del kvar därute som inte är igång.
Nu när vi är där med den här fantastiska möjligheten är det dags att optimera användandet av just den här digitala kalendern. Den är navet för så mycket på användarnivå vad avser kommunikationen "mellan chef och anställd", "inom ett team" och "mellan anställda". OBS! Vi är medvetna om att en del yrkeskategorier i sin profession mot patienter/elever arbetar i andra planeringsverktyg. När det gäller elever finns det ett färdigt billigt/hållbart/säkert förslag för att få in schemapositioner (ex Eng 8A Sal X - Tis 08:30-09:10) rätt in i lärarens och elevernas Google Kalender, populerade med rätt personer som faktiskt ska vara på just den lektionen. Men, nuläget på alla fronter påverkar inte målet att vara aktiv i Google Kalender för övriga delar av jobbet.
Tänk er om man alltid kan lita på att i kalenderhändelsen kunna få reda på, via mobil eller dator, det man behöver för att vara så förberedd man behöver för att möten ska bli bättre!
- Syftet med mötet (Rubrik och Beskrivning)
- Vilka som deltager (J/N/Kanske) - helt avgörande för allt att man agerar på alla kalenderhändelser
- När det är
- Var det är via exakt platsangivelse (Google Maps)
- Vilket dokument som behöver läsas innan.
- Möjligheten eller ej att vara med via video istället för fysiskt.
När cheferna ser att alla anställda svarar på kalenderhändelser blir chefen sugen på att fylla kalenderhändelsen med allt det där goa som står ovan. Och om plats ändras några timmar innan mötet så är det via kalenderhändelsen de anställda får reda på det.
Det är Google Kalender man ska använda på alla enheter (mobil/platta/dator) för att få full funktionalitet.
Inte Apples egen kalender-klient på mobilen. Inte Samsungs. Inte Mac-kalenderklienten på en Mac-dator. Etc...
"...världens i särklass bästa digitala kalender för alla våra anställda"
Gör det här och bidra till att vi tar ett stort kliv framåt avseende den effektivitet och stressminskning vi alla så väl behöver.
Enkelhet i det stora hela: Skapar vi en kultur där kalenderhändelsen alltid är korrekt, tydlig och innehållsrik så kommer det andra av sig självt. Organisatören av en kalenderhändelse har ett stort ansvar och de inbjudnas ansvar är (nästan) lika stort.
____________________________________
Låt oss på riktigt slänga jobb-papperskalendern
Vi i Dals-Eds kommun har tagit klivet och har världens i särklass bästa digitala kalender för alla våra anställda. Vi har fått det till ett för oss förmånligt pris och har valt en högre säkerhetsnivå på licenserna än många andra kommuner (Business-nivå, jämförbart med Microsoft Office 365 E3). Den är tillgänglig även på privata enheter, om man använder den kalenderklient vi anvisar och har påslaget rätt säkerhetsnivå (skärmlås för mobila enheter). Om ni har en privat papperskalender och antecknar jobbsaker där är det väl samma sak att använda Google Kalender-appen i den privata mobilen och logga in på med jobbkontot? Gör det lätt för cheferna att göra rätt så kommer ni märka att allt flyter smidigare. Tips! Man blir inte störd av en digital kalender i en mobil så som av epost-flödet.
Vi vet att ca 170 anställda inte har fått sina konton i det nya verktyget än. Hör av er till er chef så bokar de in er dagtid hos IT-enheten eller mig. Det är 30 minuter det handlar om. 30 minuter och ni kommer märka större delaktigt i arbetslivet. Vi gör t o m hembesök om ni så vill! Jag var ute förra veckan hemma hos en sjuksköterska som jobbar natt och som gärna ville igång. Alla nya som börjar fångar vi in. Men det finns som sagt en hel del kvar därute som inte är igång.
Nu när vi är där med den här fantastiska möjligheten är det dags att optimera användandet av just den här digitala kalendern. Den är navet för så mycket på användarnivå vad avser kommunikationen "mellan chef och anställd", "inom ett team" och "mellan anställda". OBS! Vi är medvetna om att en del yrkeskategorier i sin profession mot patienter/elever arbetar i andra planeringsverktyg. När det gäller elever finns det ett färdigt billigt/hållbart/säkert förslag för att få in schemapositioner (ex Eng 8A Sal X - Tis 08:30-09:10) rätt in i lärarens och elevernas Google Kalender, populerade med rätt personer som faktiskt ska vara på just den lektionen. Men, nuläget på alla fronter påverkar inte målet att vara aktiv i Google Kalender för övriga delar av jobbet.
Tänk er om man alltid kan lita på att i kalenderhändelsen kunna få reda på, via mobil eller dator, det man behöver för att vara så förberedd man behöver för att möten ska bli bättre!
- Syftet med mötet (Rubrik och Beskrivning)
- Vilka som deltager (J/N/Kanske) - helt avgörande för allt att man agerar på alla kalenderhändelser
- När det är
- Var det är via exakt platsangivelse (Google Maps)
- Vilket dokument som behöver läsas innan.
- Möjligheten eller ej att vara med via video istället för fysiskt.
När cheferna ser att alla anställda svarar på kalenderhändelser blir chefen sugen på att fylla kalenderhändelsen med allt det där goa som står ovan. Och om plats ändras några timmar innan mötet så är det via kalenderhändelsen de anställda får reda på det.
Det är Google Kalender man ska använda på alla enheter (mobil/platta/dator) för att få full funktionalitet.
Inte Apples egen kalender-klient på mobilen. Inte Samsungs. Inte Mac-kalenderklienten på en Mac-dator. Etc...
"...världens i särklass bästa digitala kalender för alla våra anställda"
Gör det här och bidra till att vi tar ett stort kliv framåt avseende den effektivitet och stressminskning vi alla så väl behöver.
Enkelhet i det stora hela: Skapar vi en kultur där kalenderhändelsen alltid är korrekt, tydlig och innehållsrik så kommer det andra av sig självt. Organisatören av en kalenderhändelse har ett stort ansvar och de inbjudnas ansvar är (nästan) lika stort.
____________________________________
För övrigt är det så att kultur äter alltid strategi till frukost. Det finns strukturer som är bättre än andra.
Inga kommentarer:
Skicka en kommentar