Planering - Kunna vara tillgänglig - Göra rätt saker
Det är sannerligen inte lätt att göra rätt. En bra medarbetare gör rätt saker, det kan vi nog vara överens om. Förra veckan lyfte en kollega i min arbetsgrupp upp det här med hjärnergonomi för att orka i längden. Den här veckan lyfte en annan kollega i arbetsgruppen upp att vi behöver vara tillgängliga/bokningsbara för varandra när det behövs stöd. Att det inte får vara fullbokade kalendrar för oss i vår arbetsgrupp. Vi ska inte gå på alla möten eller utbildningar som folk bjuder in oss till bara för att. Om chefen skickar en sak med uppmaningen "det vore bra om ni var med på det här" så måste vi väga det mot annat.
Jag försöker vara transparent. Det innebär ett par grundprinciper:
1 - Min kalender är öppen för alla i organisationen så de kan inte bara se ledig/upptagen utan även allt om kalenderhändelserna. Varför? Då har de ju större förutsättningar att se och interagera med mig. De kanske vill boka en grej med mig men så ser de att jag redan har en bokning om det för mig själv eller med någon annan och då kan de ju fråga om de vill haka på. Har jag något som ingen ska kunna se gör jag själva händelsen "Privat".
2 - Google-kalender har en kategori som heter "Fokus-tid". När man använder den har man 2 val, automatiskt avboka möten som någon gör med en under den tiden eller inte. Jag väljer alltid "inte". Vidare skriver jag relativt detaljerat vad jag gör på den tiden. Det är dels för mig själv men även för andra då jag är en resurs som många vill åt.
3 - Kalendern har en ytterligare kategori som heter "Frånvarande". Den är super för möten folk försöker boka med en avvisas automatiskt. Förvånande få personer använder den.
4 - Jag har inte en fullbokad kalender 2 veckor framåt. Ofta en dag innan kan det se ut som att det finns luckor. I kalendern finns också kategorin "Uppgifter". Vid sidan av det andra ser har jag en massa "Uppgifter" som jag plockar från när jag ska göra saker. En uppgift sätter man på en särskild dag (eller klockslag om man vill). De gör jag också så detaljerade som behövs för att jag ska komma ihåg.
5 - Mitt autosvar på mejlen uppmanar alla att kolla i min kalender och visar på hur alla kan försöka knacka på mitt digitala kontor (ett Google Meet). Förvånansvärt få gör det. En kollega gör det ofta. Chefen har gjort det någon gång. En del externa kontakter har imponerats av det och har provat. För mig är det en attitydfråga från mig utifrån att vara tillgänglig. Jag använder det digitala kontoret oavsett om jag jobbar i Ed eller hemma eller på bilverkstaden.
Har fått en stor ny uppgift som handlar om att kartlägga kommunens kritiska leveranser. Ska ta stöd av två kollegor i arbetsgruppen. Nu gäller det att tänka smart, hur ska jag få till det här mitt upp i allt annat?
För övrigt är det så att god såväl som dålig kultur äter struktur till frukost.
Inga kommentarer:
Skicka en kommentar