V 8 2019

Lära känna organisationen, bygga systemförvaltardokumentation och kommunicera med ledningsgruppen

Det börjar märkas att det bara är en dryg månad kvar till vår Go Live 25/3 för G Suite i hela kommunen (anställda). Vi gör nu tillsammans med leverantören en skiss över den månadens WBS (work based structure) för att verkligen göra rätt saker på rätt sätt i rätt ordning på rätt sätt. När tiden blir knapp minskar också synfältet något. En WBS är en strukturerad flödeskarta med bara verb. Exempelvis är det en stor skillnad på att på en tankekarta skriva "Adressbokssynk" och att på en strukturerad flödeskarta skriva "bygga adressbokssynk". Verbtanken i sig gör att man mer fokuserar på vad man måste göra. För "Bygga adressbok" får ett ett par saker, även de i verbform, under sig som då på något sätt bara hamnar i rätt ordning. "Slutrutan" i ett specifikt flöde är inte i verbform, det är målläget. I vårt exempel kan vi säga "Adressbokssynk testad och färdig". Prova nästa gång ni ska strukturera något!

De korta (30 minuter) men intensiva igångsättningspassen med anställda (115 st på 17 dagar), i grupper inte större än 3-4 personer, är väldigt effektiva. Vi möter nu personal från alla kategorier vi aldrig hade nått annars på ett sätt som är helt rätt. Nära, individuellt och med hög kvalité. Om vi istället hade gått ut exempelvis till hemtjänsten på en APT och träffat 20 personer tillsammans hade vi inte lyckats med det vi vill, få dem i "nätet" på rätt sätt från början. Det lilla laminerade dubbelsidiga plastkortet med riktlinjer och information kommer bli en konstant för nyanställda, även efter våra inledande 119 pass. Just nu finns en anställd på biblioteket som sitter och massproducerar dem.

Ett exempel på verb i ovan nämnda WBS är "kommunicera med ledningsgruppen". Det gör jag och den tekniske projektledaren nu varje vecka med kommunledningsgruppen. Nästa vecka handlar det om kompabilitet mellan vår nya hybrid-lösning (G Suite + windowsmaskiner + Microsoft Office + Microsoft AD) mot andra verksamhetssystem. Veckan därpå ska vi visa våra tankar kring kompetensutvecklings- och systemförvaltningsplan. I kommunikation finns ingen avsändare eller mottagare, bara medansvariga.

Vi har nu i ett Team Drive en bra påbörjad systemförvaltar-dokumentation kring G Suite i de 3-4 domäner vi har (kommer att ha). Ledningsgruppen har självfallet "Läsa"-behörighet där, tillsammans med alla viktiga inblandade strukturpersoner i kommunen. 

I april åker vi upp till SETT-veckan (minst 1 person men förhoppningsvis flera) för att omvärldsbevaka på läromedelsmässan i Stockholm, inom ramen för skolförvaltningens arbetsgrupp kring digitala läromedel. Inte en en resa för att gå på dyra föreläsningar utan bara för att omvärldsbevaka med specifika spaningsfrågor mot leverantörer. Mässan i sig är gratis.

"I kommunikation finns ingen avsändare eller mottagare, bara medansvariga"

_____________________________________

För övrigt är det så att kultur äter alltid strategi till frukost. Det finns strukturer som är bättre än andra.

Vad är då den rätta kulturen?