V 7 2019

Kommunikation, tillit och resultat

Nu ska jag försöka informera lite om andemeningen i det jag gör till stor del just nu i Dals-Eds kommun. Min förhoppning är att det bidrar till än mer tillit och ännu bättre kommunikation. Med det sagt, just de sakerna är inte dåliga idag, men det är något mycket viktigt som man alltid måste jobba hårt på. 

Jag har aldrig varit med och byggt en hel organisations IT-design tidigare. Nu är jag med om det. Däremot har jag under sex år 2011-2017 byggt skolans IT-design på Orust med stor framgång. Jag är i grunden en van chef/ledare och en hybrid mellan precis lagom informationssäkerhet och hög användarvänlighet. Det tål att benas ut lite. "Precis lagom" och "hög" är de viktiga orden. För mig är verkligen hög användarvänlighet för slutanvändaren A och O. En "slutanvändare" för mig kan vara både en vanlig användare och en med en admin-roll i ett system. Då blir faktiskt också arbetet med informationssäkerhet runt våra informationstillgångar så mycket enklare. Folk som har det bra försöker inte snedda i kurvorna så mycket. Är det i slutänden lätt att göra rätt så blir det bra. 

Som projektledare i Dals-Ed 2019-2022 för införandet av en ny IT-design, inklusive automatisering av livscykelhantering av användare och införandet av Google Suite för alla, har jag en teknisk projektledare (IT-chefen) vid min sida, en IT-enhet och mycket erfarna leverantörer (facilitatorn Atea som vi har leverantörsavtalet med, samordnande underleverantören Online Partner och deras integrationsexperter hos Cybercom). Dessutom är nu ett samarbete upprättat med Combitech AB som i projektet ska jobba med oss avseende informationsanalys, klassning, risk- och sårbarhetsanalys och säkerhetsmål. Självfallet jobbar vi i det arbetet via Google Meet och ett Team Drive. Under 2017-2018 bedrevs av mig (eller med stort stöd av mig) nulägesanalys, omvärldsbevakning, beslutsfattande (kommunens ledningsgrupp och Kommunfullmäktige), upphandling/avtalsskrivande (via SKL Affärsconcept) och inledande beställningar. Jag arbetar totalt 80% inklusive rollen som informationssäkerhetssamordnare (CISO).

Det finns många processer som måste fungera hela tiden i ett sådant projekt när man berör en hel organisations digitala hjärta för merparten av användarna, de så viktiga vardagliga verktygen för kommunikation och samarbete (mejl, chatt, videomöten, officeprogramvara, personlig lagring, teamenheters lagring, känslig lagring, kalender, intranät). Självfallet finns det många tolkningar av vad ett digitalt hjärta är. Jag föringar här inte internetåtkomst, krypterade nät, brandväggar, serverlösningar med batteribackuper, spamfilter, databackuper, övervakningsverktyg m m. Det finns många delprocesser. Mycket som måste hända innan det andra ska hända. Det finns alltid många synpunkter. Man kan se det som händer utifrån många aspekter. Dessutom i en sådan minimalistisk kommun som Dals-Ed (4800 invånare) måste man göra det BOB (billigt och bra). Det här är en klassisk bild med tre faktorer som är en grund för ett projekts förutsättningar. Vi i vårt projekt gör det minimalistiskt utifrån kostnad, inte kvalité. Då tar det lite längre tid att bli klar. 2022 ska vi vara "klara". 2019 ska vi ha en så smart start som bara möjligt är. 

"2022 ska vi vara klara"

Nu gäller att både implementera den här nya IT-designen på ett klokt sätt och på köpet visa på hur en systemförvaltarorganisation ska se ut. Systemägarskap, systemförvaltare, systemadministratörer, superanvändare och slutanvändare, alla ska veta sin roll och sitt ansvar. Det handlar om att ansvar delegeras ut så långt i organisationen som är möjligt, för ansvar långt ut ger bra effekt på många plan. I en driftsättning av en ny IT-design som måste fungera parallellt med befintlig miljö och dessutom vara relativt billigt avseende externa konsultkostnader sker den delegeringen medvetet lite långsamt, successivt och genomtänkt. 

Vissa saker kan man som användare på chefs-/kvalificerat administrativ nivå inte bestämma om, vissa andra saker kan man påverka. En del är dock så hungriga och otåliga (och tro mig, det kan jag förstå) att man ser inte skogen för alla träden. Men snart lättar dimman. Jag anstränger mig så mycket jag kan för att oavsett medie som kommuniceras i upprätthålla dialogen som fenomen. Dialog kommer från grekiskan och betyder "genom samtal". För att dialog ska vara möjligt behöver ett par normativa (styrande) saker bli "viklart" för minst alla nyckelpersoner istället för "självklart" bara hos mig. Jag försöker verkligen leva efter vissa saker som Percy Barnevik skriver om i sin bok "Ledarskap - 200 råd". Bland annat det att aldrig skicka mejl när det troligen handlar om något svårsmält för mottagaren. Ibland dock kan det vara svårt att se rätt i spåkulan om det kan tänkas vara svårsmält eller inte. Och tiden finns ganska sällan att vänta ut att få tag i någon mellan fyra ögon eller fyra öron.

Det här kan man just nu som användare inte bestämma om:

• Man kan inte skapa Team Drive (TD) själv. Det gör systemadministratören. Varför? Vi är inte vana att jobba med Google Drive. Att släppa det helt fritt skulle bara skapa massa städjobb och otydlighet på alla plan. Inte överallt, men på tillräckligt många ställen. Bättre med ett smart gemensamt grundtänk för att komma igång med det viktigaste först på rätt sätt.

• Vad ett Team Drive (TD) ska heta är oftast inte valbart (undantag är tillfälliga eller permanenta horisontella TD, där gäller mer frihet). Varför? Det kan stöka till mer än det gör nytta så här i uppstartsfasen. Många (de flesta så här i uppstarten) TD har dessutom en Google-grupp som medlem med "Läsa"-behörighet. Google-grupperna hanteras avseende vilka medlemmar de ska ha från vår nya synklösning och behöver heta samma som det TD den "tillhör". Namnändringar blir alltså känsliga och behöver hanteras av en systemadministratör.

• Hur ens egen förvaltnings intranätsida ska byggas ut. Varför? Först och främst måste intranätets systemförvaltare Lennart Zetterlund få träffa alla som ska kunna redigera sin egen förvaltnings intranätsida. Dessutom, design ska främja tillgänglighet och en hög igenkänningsfaktor mellan förvaltningarnas intranätsidor är pedagogiskt riktigt.

• Hur nyhetsbloggen på varje startsida på intranätet ska se ut. Varför? Design ska främja tillgänglighet och en hög igenkänningsfaktor mellan förvaltningarnas nyhetsbloggar är pedagogiskt riktigt.

Det här kan man just nu till del vara med och bestämma om:

• Mappstruktur i de Team Drive (TD) där man minst har behörighet "Deltagare". Varför bara "till del..."? Ett TD är något mer beständigt än Min enhet på Google Drive. Det är teamet som äger datan. Det ska vara enkelt att hitta i. En grundregel i kommunen är att inte ha ett dokument på flera ställen än ett. Vi måste exempelvis börja lita på att kommunövergripande dokument går att hitta i det TD som är kommunövergripande. Det finns stora fördelar att mappstruktur i TD följer vissa riktlinjer, bl a hur "Arkiv"-funktion ska se ut. Design ska främja tillgänglighet och en hög igenkänningsfaktor mellan de allra flesta TD:s mappstrukturer är pedagogiskt riktigt.

Det här kan man just nu helt själv bestämma om:

• Som chef/anställd med projektledaransvar kan man påverka vilka Team Drive som ska finnas. Varför? För att ett team som jobbar ihop ska ha de bästa förutsättningarna och då är ett TD en bra ingrediens.

• Som anställd har man total frihet över hur man organiserar sin egen Min enhet i Google Drive. Varför? För att att alla har sitt eget behov av ordning och reda. Det gäller i allra högsta grad även för GMail och Kalendern. OBS! Man får inte ta in några känsliga personuppgifter i något verktyg i Google Suite. Det finns (och finns inte det vänder man sig till sin kollega eller chef och frågar) andra lagringsmöjligheter för det.

"Är det i slutänden lätt att göra rätt så blir det bra"

_____________________________________

För övrigt är det så att kultur äter alltid strategi till frukost. Det finns strukturer som är bättre än andra.

Vad är då den rätta kulturen?